Ktoś z rezerw armii USA zapytał:
Mam prosty arkusz kalkulacyjny z terminami. Czy istnieje sposób, aby terminy porodu zmieniły kolor na zielony po upływie 10 dni, a na czerwony po 5 dniach?
Jest to łatwe zadanie przy użyciu formatowania warunkowego. Ta funkcja została wprowadzona w programie Excel 95. Umożliwia określenie maksymalnie trzech warunków i automatyczną zmianę formatowania komórek na podstawie tych warunków. Możesz zmienić czcionkę, pogrubić czcionkę, zmienić kolor, kolor tła. Jeśli masz komórki, które chcesz monitorować, aby sprawdzić, czy pozostawiają pewną tolerancję, formatowanie warunkowe jest świetnym narzędziem.
Najlepszą metodą jest ustawienie formatu warunkowego dla pierwszej komórki w kolumnie dat, a następnie skopiowanie tego formatu do wszystkich pozostałych komórek w zakresie.
Powiedzmy, że Twój zakres dat obejmuje E2: 200. Wybierz komórkę E2 i wykonaj następujące kroki: (przewiń trochę w dół, aby zobaczyć obraz podczas czytania…)
- Z menu wybierz Format - Formatowanie warunkowe…
- Po lewej stronie okna dialogowego Formatowanie warunkowe znajduje się lista rozwijana „Wartość komórki to”. Kliknij to DropDown i zmień wartość na „Formula Is”. Spowoduje to zmianę prawej strony okna dialogowego na jedno długie pole.
- W tym polu wprowadź następującą formułę:
=(E2-TODAY())<6(Uwaga, jeśli Twoja pierwsza data nie jest w E2, zmień E2 na komórkę, w której się znajdujesz) - Kliknij przycisk Format znajdujący się u dołu okna dialogowego formatowania warunkowego.
- Na środku zakładki Czcionka znajduje się lista kolorów. Wybierz czerwony. Lub - wybierz kolor żółty i na karcie wzorów wybierz Czerwony. To sprawi, że będą naprawdę się wyróżniać. Kliknij OK, aby powrócić do okna dialogowego Formatowanie warunkowe.
Powyższe kroki spowodują, że terminy w ciągu 5 dni od dnia dzisiejszego staną się czerwone. Pozostając w oknie dialogowym formatowania warunkowego, wykonaj następujące czynności:
- Kliknij przycisk Dodaj >> u dołu okna dialogowego, a pojawi się nowy warunek 2.
- Zmień „Wartość komórki to” na „Formuła to”
- Wpisz wzór
=(E2-TODAY())<11 - Kliknij przycisk Format i wybierz niebieską czcionkę i zielony wzór. Kliknij OK, aby zamknąć okno dialogowe Formatowanie komórek.
- Twoje okno dialogowe formatowania warunkowego powinno wyglądać tak. Kliknij OK.
Jesteśmy prawie na miejscu. Po wykonaniu wszystkich tych czynności w celu skonfigurowania formatu warunkowego dla pierwszej komórki można łatwo użyć funkcji Wklej specjalnie, aby skopiować formaty do całego zakresu dat. Gdy wklejasz specjalne - formaty, formatowanie warunkowe również zostanie skopiowane.
- Wybierz komórkę, do której dodano formatowanie warunkowe. W tym przykładzie jest to E2.
- Z menu wybierz Edytuj - Kopiuj.
- Wyróżnij wszystkie inne daty w swoich danych - E3: E200. JEŚLI zamierzasz dodawać więcej danych, możesz zaznaczyć kilka dodatkowych wierszy.
- Z menu wybierz Edytuj - Wklej specjalnie…
- W oknie dialogowym Wklej specjalnie wybierz czwarty wpis w lewej kolumnie - Formaty.
- Kliknij OK.
Spowoduje to skopiowanie formatowania warunkowego do wszystkich zaznaczonych komórek. Zwróć uwagę, że skopiuje również obramowania i formaty liczb, więc po wykonaniu tej operacji może być konieczne ponowne dostosowanie granic.
Uwagi:
- Istnieje ograniczenie do 3 formatów warunkowych, które można zastosować do dowolnej komórki. Włączając domyślne formatowanie, które ma zastosowanie do komórek, które nie spełniają żadnego z warunków, oznacza to, że możesz automatycznie zastosować do 4 formatów do komórki.
- Jeśli chcesz rozszerzyć to na więcej niż 4 formaty, będziesz musiał napisać makro w VBA. Makro będzie działać stosunkowo wolno, ponieważ po wprowadzeniu jakichkolwiek zmian w arkuszu kalkulacyjnym będzie musiało zaktualizować wszystkie komórki. Możesz również zatrudnić konsultanta Excel, aby to zrobić.
- Najtrudniejszą częścią konfigurowania formatowania warunkowego jest wpisanie formuły w polu formuły. Pamiętaj, aby zawsze zaczynać formułę od znaku równości. W książce mógłby być cały rozdział poświęcony różnym formułom, które można wpisać w to pole. Możliwe jest wprowadzanie formuł, które całkowicie opierają się na innych komórkach.
- Jeśli wyjdziesz z wpisu formuły i wrócisz później, aby edytować formułę, program Excel ma nieprzyjemny zwyczaj interpretowania znaku cofania jako próby wskazania komórek. To zawsze zmieni twoją formułę na niewłaściwą rzecz. Naciśnij Escape, aby powrócić do pierwotnej formuły. Warto zaznaczyć błędny tekst myszą, a następnie wpisać więcej.
