Od dziesięcioleci niektórzy ludzie szukali lepszego sposobu na jednoczesne trzymanie wielu osób w tym samym skoroszycie. Stara funkcja udostępnionego skoroszytu była niewygodna. Ludzie uciekali się do tego, aby tylko jedna osoba miała dostęp do zapisu naraz ”, co doprowadziło do tego, że ktoś otworzył plik, a następnie zapomniał go zamknąć przed wyjściem na dwugodzinny obiad i wiązaniem pliku przez cały czas.
Po tym, jak arkusz kalkulacyjny Google zaczął oferować wielu osobom możliwość edytowania tego samego arkusza, zespół Excela spędził ponad dwa lata na opracowywaniu funkcji, którą nazywają współtworzeniem. Ta funkcja została udostępniona klientom Office 365 latem 2017 roku.
Ta funkcja działa dobrze po skonfigurowaniu. Trudno jest jednak wymyślić wszystkie kroki, aby umożliwić wielu osobom korzystanie z programu Excel na swoich komputerach zamiast zmuszania niektórych do utknięcia w programie Excel online.
Aby rozpocząć, wybierz jedną osobę, która będzie właścicielem skoroszytu. Ta osoba powinna już mieć skonfigurowany folder One Drive For Business lub SharePoint Online. Właściciel dokumentu powinien użyć opcji Plik, Zapisz jako i wybrać zapisanie dokumentu w OneDrive lub SharePoint Online.
Właściciel skoroszytu klika ikonę Udostępnij w prawym górnym rogu programu Excel.
Panel Udostępnij prosi o zapraszanie osób na adres e-mail.
Ale jeśli spojrzysz na dół panelu, możesz wygenerować łącze do udostępniania.
Wygeneruj łącze udostępniania, w którym każda osoba mająca łącze będzie mogła edytować skoroszyt.
Skopiuj łącze i wyślij je innym członkom swojego zespołu.
Następnym krokiem jest denerwująca część. Po kliknięciu łącza zostaną przeniesieni jako gość do programu Excel Online. Arkusz kalkulacyjny pojawi się i będą mogli edytować w Excel Online. Rozmawiałem z ludźmi z jednej firmy, którzy w tym momencie się zatrzymali. Jedna osoba (właściciel skoroszytu) mogła edytować w programie Excel, a wszyscy inni utknęli w Excel Online.
Uwaga
Jak pokazano poniżej, przycisk „Edytuj w przeglądarce” jest bardzo widoczny i najprawdopodobniej klikniesz. W desperacji możesz spróbować kliknąć Pobierz, ale spowoduje to usunięcie możliwości współtworzenia. Nie jest tak oczywiste, w prawym górnym rogu znajduje się przycisk Zaloguj się.
Aby inni współautorzy mogli korzystać ze skoroszytu w prawdziwej wersji programu Excel działającej na komputerze PC, muszą najpierw zalogować się do programu Excel w trybie online. Użyj poświadczeń wyświetlanych w programie Excel w obszarze Plik, Konto.
Po zalogowaniu się pojawi się menu rozwijane Edytuj skoroszyt. Otwórz menu i wybierz Edytuj w programie Excel. Jest to jedyny sposób, aby wszyscy byli współautorami i używali prawdziwego programu Excel dla komputerów stacjonarnych zamiast aplikacji Excel Online.
Podczas gdy Ty i inni pracujesz nad dokumentem, Twoja aktywna komórka zostanie zaznaczona na zielono. Aktywne komórki dla innych będą miały inne kolory. Jeśli chcesz wiedzieć, kto edytuje komórkę, umieść wskaźnik myszy na tej komórce.
Współtworzenie będzie działać dobrze, pod warunkiem, że wszyscy unikną edycji tej samej komórki w tym samym czasie.
Gdy ktoś (prawdopodobnie Twój menedżer) zagłębia się w edycję komórki, którą już edytujesz, zagmatwany zestaw reguł decyduje o tym, kto edytuje, wygrywa. Zamiast zajmować się tymi zasadami, ciesz się, że współtworzenie w większości działa i niech wszyscy zgodzą się nie edytować tej samej komórki w tym samym czasie.
Współtworzenie to zupełnie nowe doświadczenie. Jest wiele dobrych i złych rzeczy, do których musisz się przyzwyczaić, kiedy jesteś współtworzeniem.
