Wskazówka nr 1 z książki XL - szybkie sposoby kopiowania formuły w dół kolumny.
Masz tysiące wierszy danych. Dodałeś nową formułę w górnym wierszu zbioru danych, =PROPER(A2&" "&B2)mniej więcej taką , jak pokazano poniżej. Teraz musisz skopiować formułę do wszystkich wierszy zestawu danych.
Wiele osób chwyci uchwyt napełniania i zacznie przeciągać w dół. Jednak w miarę przeciągania w dół program Excel zaczyna działać coraz szybciej. Począwszy od programu Excel 2010, w ostatnim wierszu danych występuje 200-mikrosekundowa przerwa. 200 mikrosekund to wystarczająco długo, abyś zauważył pauzę, ale nie wystarczająco długo, abyś zareagował i zwolnił przycisk myszy. Zanim się zorientujesz, przeciągnąłeś uchwyt wypełnienia zbyt daleko.
Rozwiązaniem jest dwukrotne kliknięcie uchwytu wypełnienia! Przejdź dokładnie do tego samego miejsca, w którym zaczynasz przeciągać uchwyt wypełnienia. Wskaźnik myszy zmieni się na czarny znak plus. Podwójne kliknięcie.
Program Excel sprawdza otaczające dane, znajduje ostatni wiersz z danymi dzisiaj i kopiuje formułę do ostatniego wiersza zestawu danych.
W przeszłości puste komórki w kolumnie po lewej stronie powodowały, że sztuczka „dwukrotne kliknięcie uchwytu wypełnienia” przestała działać tuż przed pustą komórką. Ale jak widać poniżej, imiona takie jak Madonna, Cher czy Pele nie sprawią problemów. Pod warunkiem, że istnieje przynajmniej ukośna ścieżka (na przykład przez B76-A77-B78), program Excel znajdzie prawdziwe dno zbioru danych.
Podczas moich seminariów Power Excel na żywo ta sztuczka zawsze wywołuje westchnienie połowy osób w sali. To moja numer jeden w oszczędzaniu czasu.
Alternatywy dla dwukrotnego kliknięcia uchwytu wypełnienia
Ta sztuczka jest niesamowitą sztuczką, jeśli wszystko, co zrobiłeś do tego momentu, to przeciągnięcie uchwytu wypełnienia na dół zestawu danych. Ale są jeszcze szybsze sposoby rozwiązania tego problemu:
- Użyj tabel. Jeśli wybierzesz jedną komórkę w A1: B112 i naciśniesz Ctrl + T, Excel sformatuje zakres jako tabelę. Gdy masz już tabelę, po prostu wprowadź formułę w C2. Kiedy naciśniesz Enter, zostanie skopiowany na dół.
- Użyj złożonego, ale skutecznego skrótu klawiaturowego. Ten skrót wymaga, aby sąsiednia kolumna nie miała pustych komórek. Chociaż wydaje się to skomplikowane do wyjaśnienia, ludzie, którzy opowiadają mi o tym skrócie, mogą zrobić wszystko w mgnieniu oka.
Oto kroki:
- Z nowo wprowadzonej formuły w C2 naciśnij klawisz strzałki w lewo, aby przejść do komórki B2.
- Naciśnij klawisze Ctrl + strzałka w dół, aby przejść do ostatniego wiersza z danymi. W tym przypadku B112.
-
Naciśnij klawisz strzałki w prawo, aby powrócić na dół przeważnie pustej kolumny C.
Korzystanie ze skrótów klawiaturowych - W komórce C112 naciśnij Ctrl + Shift + Strzałka w górę. Spowoduje to zaznaczenie wszystkich pustych komórek obok danych oraz formuły w C2.
-
Naciśnij klawisze Ctrl + D, aby wypełnić formułę w polu C2 wszystkie puste miejsca w zaznaczeniu. (Zwróć uwagę, że Ctrl + R wypełnia w prawo, co może być przydatne w innych sytuacjach).
Ctrl + D, aby wypełnić
Alternatywnie możesz uzyskać te same wyniki, naciskając Ctrl + C przed krokiem 1 i zastępując krok 5 kombinacją Ctrl + V.
Podziękowania dla następujących osób, które zasugerowały tę wskazówkę: D. Carmichael, Shelley Fishel, Dawn Gilbert, @Knutsford_admi, Francis Logan, Michael Ortenberg, Jon Paterson, Mike Sullivan i Greg Lambert Lane zasugerowali Ctrl + D. Bill Hazlett, autor programu Excel dla w klasie matematyki, wskazał Ctrl + R. To właśnie rysunek Em DeMarco opublikowany na Twitterze był inspiracją do zatrudnienia ilustratorów do tej książki.
Obejrzyj wideo
- Wskazówka nr 1 z książki XL - szybkie sposoby kopiowania formuły w dół kolumny. Również w tym filmie:
- Ctrl + strzałka w dół, aby przejść na koniec bloku danych
- Ctrl + Shift + strzałka w górę, aby zaznaczyć początek bloku danych
- Ctrl + D, aby wypełnić formułę od pierwszego wiersza wyboru w dół
- Kliknij dwukrotnie uchwyt wypełniania
- WŁAŚCIWA funkcja
- & znak do konkatenacji
- RZYMSKI, funkcja
- ARABSKIE, funkcja
Transkrypcja wideo
Podcast jest sponsorowany przez „MrExcel XL”, książkę z ponad 40 wskazówkami dotyczącymi programu Excel, a także kreskówkami, tweetami i dowcipami o Excelu.
Naucz się programu Excel z podcastu, odcinek 1974 - Fast Formula Copy!
W porządku, no cóż, cała ta książka ma wiele ilustracji, a tą, która mnie wciągnęła, była ta ilustracja autorstwa Emily DeMarco. Emily była na jakimś seminarium w programie Excel, gdzie pokazywali, jak łączyć dane za pomocą znaku konkatenacji, i przez to bazgrała, a ktoś z publiczności powiedział: „Ale czy to nie to samo, co = CONCATENATE?” Ktokolwiek prowadzi zajęcia, tak. Ale kto może przeliterować conCATenate? Widziałem to, pomyślałem, że to zabawne.
Więc dzisiejsze pytanie brzmi: jak weźmiemy tę formułę, nie będę mówić o tej formule, ale jak wziąć tę formułę lub jakąkolwiek formułę i skopiować ją do setek lub tysięcy wierszy danych? Zanim przejdę do swojej drogi, najpierw powinniśmy poznać Metodę Olimpiady Excel! Są ludzie, którzy potrafią wykonać te pięć kroków, jak jedno naciśnięcie klawisza, zajmuje to mniej niż sekundę, a jeśli to ty, gratulacje, uznanie dla ciebie, jeśli kiedykolwiek będą igrzyska olimpijskie Excel, nominuję cię do zespołu. Więc jeśli jesteś osobą korzystającą ze skrótów klawiaturowych, strzałka w lewo przenosi się do B2, CTRL + strzałka w dół, strzałka w prawo, CTRL + Shift, strzałka w górę wybiera górę, aw moim ulubionym ten, którego tak naprawdę nigdy nie miałem używać wcześniej, było CTRL + D. CTRL + D pobiera formułę z górnego wiersza zaznaczenia i kopiuje ją w dół.Więc jeśli kochasz skróty klawiaturowe, to jest najlepsza droga.
Ale sposób, w jaki większość ludzi rozwiązuje ten problem, polega na tym, że tworzą pierwszą formułę tam w wierszu 2, chwytają uchwyt wypełniania i zaczynają przeciągać, tak, i zaczyna się to coraz szybciej i szybciej i szybciej. Zanim się zorientujesz, masz setki wierszy poniżej dolnej części danych. A jeśli zauważysz, w rzeczywistości spowalniają. Nie są wystarczająco długie, abyś faktycznie zareagował, tylko wystarczająco długo, abyś mógł zobaczyć spowolnienie. Więc jeśli okaże się, że schodzisz za daleko i cofasz się, nazywam to tańcem wypełnienia, a spodoba ci się następna sztuczka.
Tak więc, oto szybszy sposób, zacznij dokładnie w ten sam sposób, masz tam biały krzyżyk, jest kursor myszy, kiedy się zbliżasz, zmienia się na czarny +, właśnie tam, gdy masz ten czarny +, podwójny -Kliknij! Excel spogląda w lewo, oblicza, ile wierszy danych mamy dzisiaj i kopiuje formułę na sam dół! Niezależnie od tego, czy jest to 112 wierszy w tym przypadku, czy 1,1 miliona wierszy, tak czy inaczej, sprawa trafia na sam dół.
W porządku teraz, dla tych z Was, którzy już wiedzieli, że klikamy dwukrotnie uchwyt wypełniania, wiecie o tym od dawna: Kiedy podwójne kliknięcie na uchwyt wypełniania nie działa? Zgadza się, kiedy ktoś nie ma nazwiska! Kolumna po lewej jest pusta. Zamiast Cher, włóżmy Prince'a. Więc normalnie kliknij dwukrotnie uchwyt wypełniania, wygląda w lewo i skopiuje się tylko do wiersza 8. Po prawej, z powodu tego pustego miejsca w wierszu 9. I oczywiście nigdy nie jest na pierwszym ekranie, zawsze jest to setki wierszy w dół do danych. Cóż, kiedyś to był problem, ale po cichu, bez żadnego powiadomienia w programie Excel 2010, teraz przeglądają wszystkie kolumny po lewej stronie, aby dowiedzieć się, jak daleko skopiować formułę. Więc nie daj się zwieść pustej komórce w kolumnie po lewej!To zdecydowanie moja ulubiona wskazówka w całym Excelu.Kiedy prowadzę seminaria Power Excel, te na żywo i przechodzę do tego przez około 45 minut dziennie, prawie zawsze kilka osób łapie oddech w pokój, kiedy dwukrotnie kliknę uchwyt wypełniania.
Hej, po prostu zabawny fakt, książka „MrExcel XL”, wiesz, że dorastałem w tamtych czasach, w latach 70., kiedy były różne rodzaje filmów, które wychodziły z rzymskimi cyframi, więc część II Ojca Chrzestnego była pierwszy w. We współczesnej historii, Back to the Future III, Star Wars IV, Rocky V, Star Trek VI, a nawet Final Fantasy VII for 7. Wiesz, i to zabawne, Excel faktycznie ma funkcję ROMAN! W porządku, więc możesz poprosić o RZYMSKIEGO z WIERSZU, a otrzymasz cyfry rzymskie. Co jest naprawdę dziwne, ponieważ w programie Excel 2013, jeśli wpiszesz rzymską cyfrę XL i poprosisz o ARABSKIE, przekonwertuje tę rzymską cyfrę z powrotem na zwykłą cyfrę. Więc kiedy skończyłem z moją 39. książką i wiedziałem, że 40. książka się zbliża, jako czubek kapelusza z powrotem do wszystkich tych filmów, które używają cyfr rzymskich, wiedziałem, żemiał to być po prostu „MrExcel XL”, ponieważ to moja 40. książka, chociaż umieściłem tam slogan = ROMAN (40), aby ludzie zrozumieli żart!
W porządku, tylko krótkie podsumowanie wszystkich rzeczy, o których rozmawialiśmy w tym odcinku: A TO jest tylko wskazówka nr 1 z książki. Cześć, dzięki wszystkim, którzy sugerowali tę wskazówkę. To są wszyscy ludzie, którzy napisali do mnie na Twitterze. Jeden, którego nawet tutaj nie opisałem, Bill Hazlett, zwróć uwagę, że CTRL + R jest jak CTRL + D, jeśli wybierzesz jedną komórkę i przeciągniesz w prawo lub wybierzesz w prawo, CTRL + R skopiuje w prawo. Śmiało i kliknij teraz ten przycisk informacyjny w prawym górnym rogu, aby przeczytać o tym, jak możesz kupić tę książkę.
Dzięki, że wpadliście, do zobaczenia następnym razem z kolejnym netcastem od!
