Naprawianie danych programu Excel za pomocą wypełniania błyskawicznego - wskazówki dotyczące programu Excel

Spisie treści

W każdą środę mam ulubioną wskazówkę dotyczącą programu Excel, którą kieruje Ash Sharma. W tym tygodniu Flash Fill. Wprowadzone w programie Excel 2013 funkcja Flash Fill umożliwia wyodrębnianie znaków z kolumny danych lub łączenie danych z kolumn bez konieczności pisania formuły.

Rozważ przykład pokazany poniżej. Kod produktu składa się z trzech segmentów oddzielonych myślnikiem. Chcesz wyodrębnić środkowy segment. Pierwszy segment może mieć 3 lub 4 znaki. Drugi segment ma zawsze 2 znaki. Formuła wyodrębnić segment środkowy nie jest fizyka jądrowa, ale to nie jest coś początkujący będzie pochodzić z: =MID(A2,FIND("-",A2)+1,2).

Formuła pokazana w E2 to średniozaawansowany Excel

Ale dzięki funkcji Flash Fill nie musisz wymyślać formuły. Wykonaj te proste kroki:

Upewnij się, że nad A2 jest nagłówek.
Wpisz nagłówek w B1.
Wpisz ME w B2.
Masz tutaj wybór. Możesz wybrać B3 i nacisnąć Ctrl + E, aby wywołać Flash Fill. Możesz też przejść do B3 i wpisać pierwszą literę poprawnej odpowiedzi: E. Jeśli zaczniesz wpisywać EU, funkcja Flash Fill przejdzie do działania i wyświetli szarą kolumnę wyników. Naciśnij klawisz Enter, aby uzyskać wyniki.

Oferta programu Excel do błyskawicznego wypełniania

Osobiście wydaje mi się, że jestem trochę maniakiem kontroli. Chcę powiedzieć Flash Fill, kiedy zacząć działać.

Efekt szarzenia pokazany na poprzednim rysunku jest niesamowity, ponieważ pozwala nowicjuszowi Excela odkryć, że istnieje Flash Fill. Wykryje, że ktoś ma zamiar wpisać tysiące komórek i zapobiegnie temu. Flash Fill prawdopodobnie zaoszczędził miliony godzin wydajności pracowników umysłowych.

Ale są pewne subtelności w Flash Fill - nazywam to Advanced Flash Fill - i jeśli rozumiesz te subtelności, będziesz chciał, aby Flash Fill czekało na odpowiedni czas.

Jeśli chcesz przejąć kontrolę i mieć włączanie wypełniania błyskawicznego tylko po naciśnięciu Ctrl + E, przejdź do Plik, Opcje, Zaawansowane i odznacz pole Automatycznie wypełniaj flash.

Zapobiegaj zbyt wczesnemu działaniu Flash Fill

Oto bardziej złożony przykład. Kod produktu w kolumnie I zawiera kombinację cyfr i wielkich liter. Chciałbyś uzyskać tylko cyfry lub tylko znaki. Jest na to wzór, ale go nie pamiętam. Zapraszam do obejrzenia Dueling Excel Video 186 dla formuły tablicowej lub funkcji zdefiniowanej przez użytkownika VBA. Nie zamierzam oglądać wideo, ponieważ mogę rozwiązać ten problem za pomocą flash fill.

Wyodrębnianie cyfr to skomplikowana formuła

Jest to jeden z tych przypadków, w których funkcja Flash Fill nie będzie w stanie określić wzoru na jednym przykładzie. Jeśli wpiszesz '0252 w J3, a następnie Ctrl + E z J4, Excel nie będzie w stanie znaleźć odpowiedzi za każdym razem, gdy numer części zaczyna się od cyfry.

Wypełnianie błyskawiczne jest zbyt wczesne i kończy się niepowodzeniem

Zamiast tego wykonaj następujące kroki:

Upewnij się, że nad I2 jest nagłówek. Dodaj nagłówek w J1 i K1. Jeśli nie ma nagłówków, funkcja Flash Fill nie będzie działać.
Absolutnie potrzebujesz wiodącego zera, aby pojawił się w 0252 w komórce J2. Jeśli wpiszesz tylko 0252, program Excel zmieni go na 252. Więc wpisz apostrof ('), a następnie 0252 w J2.
W J3 wpisz „619816
W J4 wpisz „0115
Na J5 naciśnij Ctrl + E. Funkcja Flash Fill poprawnie otrzyma tylko cyfry

Błyskowe wypełnienie przedstawia intencję po 3 przykładach

Uwaga

Wypełnienie błyskawiczne obejrzy wszystkie kolumny w bieżącym regionie. Jeśli spróbujesz wyodrębnić litery z kolumny I, gdy kolumna J znajduje się w bieżącym regionie, funkcja Flash Fill ma problemy. Zamiast tego wykonaj następujące kroki.

Wybierz kolumny J i K. Strona główna, Wstaw, Wstaw wiersze arkusza, aby usunąć kolumnę Cyfry.
W J1 wpisz nagłówek.
W J2 wpisz BDNQGX
W J3 naciśnij Ctrl + E. Funkcja Flash Fill będzie działać poprawnie.

Wyizoluj kolumny zawierające dane źródłowe

Wypełnienia błyskawicznego można używać w wielu kolumnach. W poniższym przykładzie potrzebujesz inicjałów z kolumny Z, po których następuje kropka. Następnie spacja i nazwisko z kolumny AA. Chcesz, żeby wszystko było w porządku. Gdyby nie ludzie z podwójnymi imionami, moglibyście użyć =PROPER(LEFT(Z2,1)&". "&AA2). Ale radzenie sobie z ME Waltonem znacznie utrudniłoby tę formułę. Flash Fill na ratunek.

Upewnij się, że w Z1, AA1 i AB1 są nagłówki.
Wpisz J. Doe w AB2
Wybierz komórkę AB3 i naciśnij Ctrl + E.Wypełnienie błyskawiczne przejdzie do akcji, ale nie użyje obu inicjałów w wierszach 6, 10 lub 18.

Wypełnienie błyskawiczne może się nauczyć na podstawie poprawek
Wybierz komórkę AB6 i wpisz nowy wzorzec: ME Walton. Naciśnij enter. Cudem, Flash Fill będzie szukał innych z tym wzorem i poprawi BB Millera i MJ White'a.

Wypełnienie błyskawiczne może się nauczyć na podstawie poprawek