Naciśnij Ctrl + T na zbiorze danych i dzieje się wiele wspaniałych rzeczy. Chociaż mogę spędzić godzinę, opowiadając Ci, jak wspaniałe są tabele Excela, kilka irytujących niekompletności sprawia, że unikam ich. Dowiedz się, dlaczego z dzisiejszego artykułu.
Ile razy masz małą tabelę bazy danych w programie Excel? Nagłówki (nazwy pól) w wierszu 1, każdy wiersz w tabeli reprezentuje rekord. Wybierz te dane i naciśnij Ctrl + T, aby wywołać polecenie Formatuj jako tabelę. (Zauważ, że Tabele zadebiutowały w 2003 roku jako lista, więc Ctrl + L również działa).
Spójrz na piękne formatowanie co drugi wiersz z lat 70-tych! Uwielbiam to formatowanie.
I spójrz… Excel zakłada, że jestem kretynem, który nie może włączyć filtra, kiedy go potrzebuję, więc włączają go za mnie. Jak miło.
Jeśli zdarzy mi się przewinąć wiersz 1 poza stronę, te bezużyteczne nagłówki kolumn ABCDEF zostaną zastąpione rzeczywistymi nazwami pól. Ponownie Excel zakłada, że jestem zbyt zajęty, aby móc zamrozić okienka, więc w pewnym sensie zrobili to za mnie.
Poważnie szanuję, że jeśli (a) pomyślę z wyprzedzeniem, aby sformatować puste H2 jako procent z 1 miejscem po przecinku, (b) wpisz formułę GP% w H2 i naciśnij Enter…
… Formuła kopiuje się automatycznie. Naprawdę to kocham. Nie podoba mi się, że formuła jest (@Profit)/(@Revenue)zamiast =G2/F2. Ale podoba mi się to, że nie muszę dwukrotnie klikać uchwytu wypełniania, aby skopiować formułę.
Aktualizacja
IvenBach z forum zauważa, że możesz wyłączyć alternatywne formuły tabel za pomocą opcji Plik, Opcje, Formuły, Praca z formułami, Użyj nazw tabel w formułach i odznaczając opcję.
Ale oto absolutnie najlepsza funkcja tabel. Załóżmy, że masz stół i użyłeś go do dowolnego z poniższych:
- dane źródłowe dla wykresu
- dane źródłowe tabeli przestawnej
- tabela WYSZUKAJ.PIONOWO lub WYSZUKAJ.PIONOWO (lub drugi argument w MATCH dla fanów INDEX / MATCH)
- źródło zdefiniowanej nazwy
Najlepszą cechą tabeli jest mały znacznik końca stołu pokazany w H21 poniżej. Jeśli skopiujesz nowe dane i wkleisz je w pierwszym pustym wierszu pod tabelą…
… Wykres aktualizuje się automatycznie. Nowe dane są sformatowane. Formuła w kolumnie H jest kopiowana w dół. To piękna funkcja.
Inne ważne powody, dla których warto używać tabel:
- Tabele przestawne oparte na modelu danych wymagają, aby dane znajdowały się w tabelach
- Power Map (obecnie znane jako mapy 3D) wymagają tabel, chociaż zespół Power Map ładnie przekonwertuje dane za kulisami, jeśli tego nie zrobisz
Więc - dlaczego nie używam tabel?
Tabele były ogromnym przedsięwzięciem podczas cyklu rozwoju programu Excel 2007. To był rok, w którym Excel przeniósł się z menu na Wstążkę. Za dużo było do zrobienia. Legenda głosi, że zespół Excela zdecydował: „Tabele nigdy nie będą działać. Nie mamy czasu, aby je skończyć. Wyjmijmy je z produktu”.
Gdy zespół programistów zakomunikował tę wiadomość, wróciła wiadomość: „Nie! Jesteśmy za daleko. Usunięcie tabel zajmie więcej czasu niż obecnie”.
Tak więc tabele są w programie Excel. A cała dobroć, którą opisałem powyżej, znajduje się w programie Excel. Wszystko to jest dobre i użyję tabel, gdy wiem, że potrzebuję wykresu lub tabeli przestawnej, aby rozwijać się wraz z rosnącymi danymi. Ale to rzeczy, które nie są skończone, powodują, że nie używam tabel codziennie. Rozumiem, że pozycje na tej liście są niejasne. Wiele osób o nich nie wie i nie używa ich. Ale ja ich używam. Często ich używam. To wystarczy, aby uniemożliwić mi ciągłe korzystanie z Tables.
- Widoki niestandardowe nie będą działać, jeśli masz tabelę. Używam niestandardowych widoków, aby odkryć 20 arkuszy roboczych w jednym poleceniu.
- Sumy pośrednie nie działają w przypadku tabeli. Spotykam wielu ludzi, którzy nienawidzą sum pośrednich. Uwielbiam podsumowania.
Jeśli nigdy nie używasz sum pośrednich i nie chcesz się dowiedzieć, dlaczego widoki niestandardowe mogą Ci pomóc, to tabele Ctrl + T są niesamowite.
W każdą sobotę przyznanie się do winy. Ujawnię swoje złe nawyki w Excelu i omówię, dlaczego powinieneś robić to, co mówię, zamiast robić to, co ja.
Myśl dnia Excela
Poprosiłem moich znajomych z programu Excel Master o radę dotyczącą programu Excel. Dzisiejsza myśl do rozważenia:
„Wiedz, że formatowanie liczb jest fasadą, więc nie dasz się oszukać :)”
Mike Girvin
