Tajemnica z mojego seminarium Power Excel na żywo w Atlancie dla Rady Gulf South IMA: Masz dwie kolumny liczb. Na dole każdej kolumny znajduje się Autosumowanie. Podczas wstawiania wierszy funkcja Autosumowanie w jednej kolumnie przestaje działać. Co może być tego przyczyną?
Powiedzmy, że zaczynasz od dwóch kolumn liczb, takich jak ta. Wybierz B10: C11 i naciśnij alt = "" + =, aby wprowadzić dwa obliczenia Autosumowania.
Wstaw nowy wiersz 10. Wpisz 100 w B10 i 200 w C10. Obie sumy aktualizują się zgodnie z oczekiwaniami.
Ale aby przedstawić problem, wstaw wiersz 11 dla Jicama. Wpisz wartość w B11, ale nie w C11. Wszystko nadal wygląda dobrze, ale teraz wprowadziłeś błąd.
Formuła Total w C12 powyżej nie jest aktualizowana, jeśli nie wpiszesz liczby w C11.
Wstaw wiersz 12 i wpisz liczby w obu kolumnach. Kolumna B jest aktualizowana, ale kolumna C nie.
Nawet jeśli w tym momencie cofniesz się i wpiszesz 0 w C11, jest już za późno, Autosumowanie przestało się aktualizować.
Fakt, że Autosumowanie się rozszerza, wynika z tego ustawienia w Plik, Opcje, Zaawansowane:
Jednak nowa (Excel 2000?) Funkcja rozszerzania zakresów danych opiera się na tajemniczym zestawie reguł. Zakres danych musiał składać się z 3 kolejnych komórek, a na końcu należy dodać nowy wiersz lub kolumnę. Najwyraźniej dodanie pustej komórki nie wystarczy. Aby funkcja zadziałała, musisz coś wpisać w tej komórce.
Jakie jest obejście? Dodaj pusty wiersz między ostatnim wierszem danych a sumą. Uwzględnij pusty wiersz w sumie. Przechodzę do dodatkowego kroku, ustawiając wysokość wiersza na 3 i używając ciemnoszarego wypełnienia, aby dodatkowy wiersz wyglądał jak podkreślenie księgowe. To zachęca ludzi do wstawiania nowych wierszy „nad wierszem” i sprawia, że formuła działa.
Obejrzyj wideo
Transkrypcja wideo
Naucz się programu Excel z podcastu, odcinek 2199: Problem z dwoma autosumowaniem.
Hej, witaj z powrotem w netcastie, jestem Bill Jelen. Kilka tygodni temu byłem w Atlancie w stanie Georgia na posiedzeniu Rady Zatoki Południowej IMA. Pojawiło się wiele świetnych pytań, w tym to, które mnie zaskoczyło. Ktoś powiedział, że mają dwie kolumny autosumowania - więc te dwie komórki tutaj, naciśnij przycisk Autosumowanie (Alt + =) - i że podczas pracy wstawiali wiersze, wstawiali wiersze, wstawiali wiersze, a potem nagle kolumna 2 przestałby działać. To było dziwne - na przykład, dlaczego to się kiedykolwiek zdarzyło? Ale wiesz, kiedy to mówiłem, wiesz, zacząłem naśladować to, co się dzieje.
Więc dochodzimy tutaj, robimy Alt + IR, aby wstawić wiersz, wpisujemy następny element i 100. To 800 zmienia się na 900, to jest idealne; 200, 1600 zmian na 1800, to jest idealne. W porządku, ale wstaw kolejny wiersz, a ten ma wartość. Piękne - tysiące zmian. Ale kolumna 2, z jakiegokolwiek powodu, nie ma żadnej wartości. A potem wstawiamy nowy wiersz - w porządku, widzisz, właśnie tam pojawia się problem. Teraz kolumna 1 będzie działać. Chcę wpisać 123, a liczba się zmienia. Ale tutaj, ponieważ nie wpisałem nic dla Jicama w C11, kiedy wpisuję tutaj wartość, 222, BAM - nie działa, prawda?
Więc to, na co natrafiamy, to Excel rozszerza tę formułę. Jeśli masz trzy lub więcej komórek, do których odwołuje się formuła, i wstawisz czwartą komórkę, rozszerzą ją; ale przedłużają ją tylko wtedy, gdy dodasz liczbę. No cóż, nie dodaliśmy tutaj liczby, która powoduje różnego rodzaju problemy. Moja sugestia jest taka, że wstawimy tutaj pusty wiersz i zmienię kolor tego pustego wiersza - nie musisz zmieniać koloru pustego wiersza, ale podoba mi się aby zmienić kolor pustego wiersza. Przechodzimy do ładnego jasnoszarego, a następnie wstawiamy tutaj sumę, w porządku? W tej sumie, kiedy używamy Autosumowania, będzie zawierać pusty wiersz. Skopiuj to w poprzek.
A ja … to jest profesjonalna wskazówka - robię nawet dla wysokości mojego rzędu, jak, mały, może 3, w porządku? Więc wygląda na to, że po prostu stawiamy, wiesz, prawie podkreślenie księgowe. A potem musisz zawsze wstawiać nowe wiersze nad pustym wierszem.
A więc „Iceberg”, „111”, „222”, świetnie. Wstaw nowy wiersz: Jicama, źle napisane, „111”, świetnie, nic. Następnie wstaw nowy wiersz: Jarmuż, „111”, „222”, BAM! I nadal działa. W porządku. Tak więc, jeśli zamierzasz mieć te puste komórki, po prostu lepszym ogólnym podejściem przez cały czas jest umieszczenie pustego wiersza w autosumowaniu, a następnie przeszkolenie ludzi za pomocą arkusza kalkulacyjnego, aby zawsze wstawiali dodatkowe nowe wiersze nad pustym wiersz, a autosumowanie będzie kontynuowane.
Takie wskazówki znajdują się w mojej nowej książce LIVe, The 54 Greatest Excel Tips of All Time.
W porządku. Podsumowanie odcinka: mamy dwie kolumny liczb; autosumowanie na dole drugiej kolumny przestaje działać z przerwami; raz się zepsuje, to zepsuje się na zawsze; dzieje się tak, kiedy wstawiasz wiersze i odkryliśmy, że czasami pomijasz liczbę; więc najlepszą praktyką jest zawsze pozostawianie pustego wiersza między Autosumowaniem a liczbami; a następnie wstaw nowe wiersze powyżej tego pustego wiersza; możesz trochę pomniejszyć pusty wiersz, zmienić kolor, będzie to faktycznie wyglądało jak podkreślenie.
Teraz, aby pobrać skoroszyt z dzisiejszego wideo, na wypadek, gdybyś chciał pracować nad nim, znajduje się adres URL w opisie YouTube. Hej, jeśli chcesz miłego dnia, sprawdź moją nadchodzącą listę seminariów. Umieszczę również ten link w opisie YouTube.
Chcę ci podziękować za zatrzymanie się, do zobaczenia następnym razem z kolejnym netcastem od.
Pobierz plik Excel
Aby pobrać plik Excela: problem-with-two-autosum.xlsx
Myśl dnia Excela
Poprosiłem moich znajomych z programu Excel Master o radę dotyczącą programu Excel. Dzisiejsza myśl do rozważenia:
„Mike Girvin znajdzie sposób”
Kevin Lehrbass
