Korespondencja seryjna do formatu PDF z programu Excel - Wiadomości

Od 1 stycznia 2018 roku płaca minimalna w Nowym Jorku wzrasta do 13,5 dolara. Oznacza to, że do pracowników należy przesłać miliony egzemplarzy formularza LS 54S lub formularza LS54 - Powiadomienie i potwierdzenie wysokości wynagrodzenia. Stan Nowy Jork dostarcza pustą kopię tego formularza w postaci pliku PDF chronionego hasłem. Jak możesz wykorzystać Excela do przygotowania setek takich dokumentów dla swoich pracowników?

Chociaż proces tworzenia korespondencji seryjnej z programu Excel do Word został udokumentowany pod adresem (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug), czy możesz wykonać korespondencję seryjną z programu Excel do pliku PDF?

Zaskoczyło mnie, że najlepszym rozwiązaniem tego procesu jest użycie programu Adobe InDesign! Ale najpierw pozwól mi podsumować moje dwie nieudane próby:

• Nieudana próba 1: Próbowałem zreplikować formularz LS54 w programie Excel, używając serii wycinków ekranu, aby zawijać komórki, które zawierałyby pola w programie Excel. Trwało to wieczność, a po wydrukowaniu wycinki z ekranu wyglądały okropnie.

  

• Nieudana próba 2: Użyj programu Adobe Acrobat. Można by pomyśleć, że pełna wersja programu Acrobat umożliwi wypełnienie formularza przy użyciu korespondencji seryjnej. Dostępna jest opcja Importuj dane w obszarze Narzędzia, Formularze, Więcej opcji formularza. Zmarnowałem czas na dodawanie pól do pliku PDF, zaimportowałem arkusz kalkulacyjny, a potem z rozczarowaniem dowiedziałem się, że mogę wypełnić tylko jeden formularz na raz. Wybierz wiersz 2 i mogę wydrukować pierwszego pracownika. Ale wtedy musiałbym wybrać Row 3, Print, Choose Row 4, Print, Row 5, Print, a to nigdy nie zadziała dla 750 pracowników.

  

Rozwiązywanie problemu za pomocą programu Adobe InDesign

Tutaj w publikujemy książki pod hasłem Holy Macro! Odcisk książek. Subskrybujemy pakiet Adobe Creative Cloud, który daje nam Photoshop, Lightroom, Acrobat i coś, co nazywa się InDesign. Sprawdź w swojej firmie, prawdopodobnie ktoś z Twojego działu marketingu lub działu kreatywnego ma już subskrypcję Adobe Indesign.

Udało mi się rozwiązać problem w mniej niż godzinę za pomocą programu InDesign. Udokumentowałem tutaj kroki, aby uprościć twój proces.

• Część 1: Konwertuj chroniony hasłem plik PDF na grafikę

  1. Pobierz formularz LS54S ze strony labor.ny.gov pod adresem Formularz LS54S
  2. (Opcjonalnie) Klątwa stanu, aby chronić plik PDF hasłem
  3. Konwertuj plik PDF na obraz. Jeśli masz program Acrobat, użyj opcji Plik, Eksportuj do, Obraz, JPEG.webp. Jeśli tego nie zrobisz, możesz użyć narzędzia Wycinanie w systemie Windows, aby przechwycić formularz. Upewnij się tylko, że Acrobat Reader wyświetla formularz w 100%.

• Część 2: Zbuduj dokument w programie InDesign

  4. Otwórz Adobe InDesign. Wybierz Plik, Nowy, Dokument. Pierwszym krokiem w oknie dialogowym Nowy dokument jest kliknięcie drugiej ikony w obszarze Orientacja, aby ustawić dokument w orientacji poziomej. Zmień jednostki na cale, szerokość na 11, wysokość na 8,5. Zmień górny margines na 0, a InDesign ustawi wszystkie marginesy na 0.

     
  5. Kliknij dwukrotnie prawą stronę A-wzorca w panelu Strony

  6. Z Eksploratora Windows przeciągnij plik JPG.webp z kroku 3 i upuść go na tablicy wklejania, która znajduje się poza stroną wzorcową. Jeśli jesteś nowym użytkownikiem programu InDesign, możesz pomyśleć, że powinieneś przeciągnąć i upuścić obraz * wewnątrz strony *, ale byłoby to błędne. Dzielę się sztuczką, której nauczyłem się od Anne Marie „Her Geekness” Concepcion. Jeśli kiedykolwiek będziesz chciał zostać mistrzem w programie InDesign, powinieneś zatrudnić Anne Marie. Po upuszczeniu obrazu na Stronę wzorcową nie możesz dostać się do uchwytów zmiany rozmiaru. Zamiast tego upuść obraz tuż poza stroną wzorcową. Masz teraz dostęp do uchwytów zmiany rozmiaru. Zmień rozmiar dokumentu, aby dopasować go do strony, przytrzymując klawisz Shift i przeciągając lewy górny uchwyt zmiany rozmiaru w dół. Gdy dokument jest nieco mniejszy niż strona, przeciągnij go na prawą stronę wzorcową. Nie martw się, że odciąłeś połowę tekstu!

     
  7. Naciśnij mój ulubiony skrót klawiaturowy: Ctrl + alt = "" + Shift + E. Dzięki temu cały obraz zmieści się w ramce o zmienionym rozmiarze. Znam dziesiątki skrótów klawiszowych w Excelu. Znam tylko dwa skróty klawiszowe w programie InDesign, a Ctrl + alt = "" + Shift + E jest jednym z nich. Zupełnie onieśmiela mnie, że InDesign może mieć 25 innych klawiszy skrótów, takich jak Ctrl + alt = "" + Shift + A do Ctrl + alt = "" + Shift + Z!

• Część 3: Wypełnij ustalone pola

  W formularzu znajdują się pola, które będą takie same dla wszystkich pracowników. Na przykład nazwa firmy może być taka sama dla wszystkich. Oto sposób dodawania tekstu do strony wzorcowej w programie InDesign.

  8. Naciśnij klawisz F, aby uruchomić tryb ramki. Za pomocą myszy narysuj prostokąt w miejscu, w którym ma się pojawić stały tekst. Początkowo ta ramka będzie przechodzić przez X.

     
  9. Kliknij prawym przyciskiem myszy nowo narysowaną ramkę. W połowie długiego menu kontekstowego wybierz Kontekst, Tekst.
  10. Naciśnij klawisz T, aby przejść do trybu wprowadzania tekstu

  11. Kliknij wewnątrz pola i wpisz poprawiony tekst. Jeśli chcesz zmienić czcionkę, zaznacz tekst i użyj ikony „A” nad ekranem, aby wyświetlić narzędzia znaków.

      

  12. Powtórz kroki od 8 do 11 dla wszystkich pozostałych pól, które muszą być stałe we wszystkich formularzach. To jest monotonne. Uzyskanie malutkiej ramki z małym 9-punktowym „X” w jednej linii z polami wyboru nie jest zabawne, ale jest wykonalne. Jeśli chcesz przesunąć ramkę lub zmienić rozmiar ramki, musisz ją wybrać za pomocą pierwszego narzędzia strzałki po lewej stronie. Nazywa się to narzędziem wyboru (w przeciwieństwie do mniej przydatnego narzędzia bezpośredniego wyboru, które jest drugą strzałką w ramce).

      

  Porada zawodowca nr 1: Wybierz pierwsze pudełko. Ctrl + C, aby skopiować. Ctrl + V, aby wkleić nowe pole na środku strony. Przeciągnij nowe pole na miejsce. Jest to bardzo przydatne, gdy pojawi się mały X dla pól wyboru.

  Wskazówka nr 2 dla profesjonalistów : Trudno jest użyć myszy, aby ustawić „X” we właściwej pozycji. Po wybraniu ramki użyj klawiszy strzałek na klawiaturze, aby przesunąć ramkę na miejsce.

  Wskazówka nr 3: Wszystkie obrazy w programie InDesign na początku wyglądają okropnie. To jest funkcja, a nie błąd! Pomyśl o książce. Power Excel 2017 With ma 1400 obrazów. Komputer by się zaciął, gdyby spróbowali wyświetlić wszystkie 1400 obrazów w wysokiej rozdzielczości. Twój dokument ma jeden obraz i prawdopodobnie możesz pozwolić sobie na wyświetlenie go w wysokiej rozdzielczości. Wybierz obraz, klikając puste miejsce w formularzu. Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Wydajność wyświetlania, Wyświetlacz wysokiej jakości. Presto! Obraz staje się ostry.

  

• Część 4: Wypełnij dane w programie Excel

  Święty arkusz kalkulacyjny! Tyle czasu zajęło mi dotarcie do części tej techniki dotyczącej Excela.

  13. Umieść proste, jednowyrazowe nagłówki w wierszu 1. Sformatuj wszystkie pola walutowe jako walutę, w przeciwnym razie 13,50 USD pojawi się jako 13,5 w scalonym pliku PDF. Zdaję sobie sprawę, że na formularzu znajduje się już znak dolara, ale 13,50 $ wygląda lepiej niż 13,5 $.
  14. Użyj pliku, zapisz jako. Zapisz dokument jako plik programu Excel, aby móc go później edytować.
  15. Użyj pliku, zapisz jako. Zapisz dokument jako tekst (rozdzielany znakami tabulacji) (* .txt). Pamiętaj, aby zapamiętać ścieżkę i nazwę pliku, aby móc go później znaleźć. Zamknij plik w programie Excel lub otrzymasz komunikat o błędzie w kroku 17.

• Część 5: Powrót do programu InDesign w celu dodania pól formularza

  16. Z menu InDesign wybierz Okno, Narzędzia, Scalanie danych. Gdzieś nad programem InDesign pojawi się małe okno scalania danych. Każdy mały pływający panel w programie InDesign ma całą gamę przydatnych poleceń ukrytych za tym, co nazywają menu panelu. Oto zdjęcie ikony menu panelu:

      
  17. Otwórz menu panelu w Scalaniu danych. Wybierz opcję Wybierz źródło danych. Wyszukaj i wybierz plik .TXT z kroku 15. Panel scalania danych pokazuje teraz nazwy pól z wiersza 1 arkusza kalkulacyjnego. W świecie przeciągania i upuszczania można by pomyśleć, że można przeciągnąć te pola do formularza, ale nie można. Zamiast tego powtórz kroki 8 i 9, aby narysować nowe ramki w miejscach, w których mają się znaleźć te pola. Spraw, aby ramy były ładne i szerokie na wypadek, gdyby jednym z pracowników był John Jacob Jinglebells III. Szczególnie w przypadku pól wynagrodzeń i nadgodzin LS-54S może być konieczna zmiana na 10 punktów, aby umożliwić dopasowanie ramki.

  18. Kliknij w pustej ramce dla opcji Nazwa. W panelu Scalanie danych kliknij opcję Nazwa. Presto! W ramce pojawi się <>. Powtórz dla wynagrodzenia i OT.

      
  19. Ten krok jest opcjonalny, ale wart sześćdziesięciu sekund. Kliknij pole Podgląd w lewym dolnym rogu panelu Scalanie danych. Zobaczysz dane z pierwszego rekordu. Użyj ikon strzałek w lewo i w prawo u dołu panelu Scalanie danych, aby zobaczyć następny rekord.
  20. Zapisz plik InDesign przed scaleniem. W tym momencie zapisałem swój dokument i możesz go pobrać stąd.

  Podsumowując, jeśli spojrzysz na panel Strony, wykonałeś całą tę pracę po prawej stronie strony A-wzorcowej. Ale na miniaturze widać, że wszystko na stronie wzorcowej jest widoczne na stronie 1 dokumentu.

  

• Część 6: Wreszcie korespondencja seryjna

  21. W górnej części panelu scalania danych znajduje się ikona, która wygląda jak strona z numerem 4 na kości. To jest symbol Utwórz scalony dokument. Kliknij to.

      

  22. Wszystkie ustawienia w opcji Utwórz scalony dokument są poprawne. Kliknij OK.

      
  23. Otrzymasz jedną z dwóch wiadomości. Albo: „Nie został wygenerowany żaden zakryty tekst” lub „Masz zakryty tekst w tych rekordach”.

  W programie InDesign słowa „Tekst zakryty” oznaczają, że masz więcej znaków, niż zmieści się w ramce tekstowej. Nie znalazłem żadnego odpowiednika programu Excel's Shrink to Fit. Jeśli powiedzą, że masz zakryty tekst w rekordzie 450, przejdź do strony 450 w panelu stron i zobacz, że masz pracownika o naprawdę długim nazwisku. Wróć do prawej strony strony A-wzorcowej i zmień rozmiar ramki dla tego pola.

  W tym momencie będziesz mieć duży dokument w programie InDesign. W moim przypadku mam 114 stron, ponieważ miałem 114 rekordów w pliku Excel. Kliknij dowolną stronę w panelu Strony, aby wyświetlić tę stronę z wypełnionymi danymi.

  Kilka wskazówek: Menu panelu Scalanie danych zawiera polecenie Aktualizuj źródło danych. Jeśli zmienisz podstawowy plik Excel i zapiszesz jako nowy plik tekstowy, użyj polecenia, aby pobrać zmiany. Będziesz musiał powtórzyć krok 21, aby ponownie scalić.

• Część 7: Eksportuj do pliku PDF, aby móc drukować

  24. Z menu Plik wybierz Ustawienia wstępne Adobe PDF, (Druk w wysokiej jakości). Wybierz ścieżkę i nazwę pliku. Zaakceptuj wszystkie tysiące ustawień w oknie dialogowym Eksportuj Adobe PDF. Kliknij OK

  Końcowa uwaga: w rzeczywistości mieliśmy 751 pracowników. Każdego pracownika umieszczam w teczce dwukrotnie, abyśmy mogli wydrukować po dwie kopie dla każdego pracownika i zlecić ich posortowanie. Wynikowy plik PDF z 1502 stronami miał cudownie tylko 2,48 MB! W jakiś sposób kreatorom Adobe udało się zapisać jedną kopię obrazu i wielokrotnie go wykorzystywać. Moja nieudana pierwsza próba wykonania korespondencji seryjnej za pomocą programu Excel dała kiepski plik PDF o wielkości 150 MB, którego nigdy nie można było wysłać pocztą e-mail.

  Jeśli nie możesz znaleźć kopii programu InDesign lub te kroki wydają się zbyt onieśmielające, zatrudnij konsultanta Excela, aby wykonał dla Ciebie korespondencję seryjną do pliku PDF.