O tej porze roku możesz zacząć planować wysyłkę kartek świątecznych. Przechowuj adresy w programie Excel i masz dwie metody tworzenia etykiet; za pomocą funkcji korespondencji seryjnej w programie Word lub niestandardowego makra w programie Excel.
Korzystając z dowolnej metody, będziesz chciał zacząć od listy w programie Excel. Powinieneś mieć jeden adres w każdym wierszu, ułożony w kolumny, jak pokazano tutaj.
Metoda 1:
Korzystanie z korespondencji seryjnej z programu Excel
- Zapisz i zamknij plik Excel
- Otwórz Microsoft Word
- W programie Word wybierz opcję Narzędzia - Listy i korespondencja - Kreator korespondencji seryjnej
- Wybierz Etykiety i wybierz Dalej
- Należy wybrać opcję Zmień układ dokumentu.
- W kroku 2 wybierz Opcje etykiet…. W przypadku standardowych etykiet z 3 kolumnami po 10 etykiet wybierz Avery 5160.
- Wybierz OK, aby wybrać typ etykiety, a na ekranie zobaczysz rysunek etykiet.
- Wybierz Dalej: Wybierz odbiorców
- Wybierz opcję Użyj istniejącej listy. Kliknij link do Przeglądaj…
- Zmień typ plików na „Pliki programu Excel”.
- Przejdź do i wybierz plik programu Excel, który zapiszesz w kroku 1.
- Program Excel powinien zidentyfikować, że tabela znajduje się w Arkuszu 1. Upewnij się, że zaznaczono pole w lewym dolnym rogu dla nagłówków kolumn.
- Domyślnie program Excel wybiera wszystkie nazwy. Możesz tutaj wyłączyć niektóre nazwy, odznaczając te wiersze. Po zakończeniu przeglądania listy wybierz OK.
- Wybierz Dalej, aby przejść do Rozmieść etykiety
- Nadszedł czas, aby przygotować pierwszą etykietę. Wybierz więcej elementów.
- Otrzymasz listę pól w pliku Excel.
- Z listy wybierz Nazwa i naciśnij Wstaw. Wybierz następne pole i naciśnij Wstaw, Powtórz dla każdego pola. Gdy skończysz wybierać pola, wybierz Zamknij.
- Zobaczysz wszystkie swoje pola na pierwszej etykiecie. W tej chwili wszystkie są w jednej linii.
- Kliknij między dwoma polami i naciśnij Enter, aby wstawić powrót karetki. Powtórz dla każdego pola. Twoja etykieta powinna wyglądać następująco:
- W okienku zadań wybierz opcję Aktualizuj wszystkie etykiety.
- Nie przejmuj się, że program Word dodał znacznik „Następny rekord” do każdej etykiety.
- Wybierz opcję Dalej: wyświetl podgląd etykiet
- Etykiety będą kompletne. Możesz wybrać Dalej: Dokończ scalanie
Łał. 23 stopnie. To jest szalone.
Metoda 2:
Użyj Excel VBA
Korzystając z technik opisanych w VBA i Macros Microsoft Excel 2016, opracowałem makro, którego używam do drukowania etykiet Avery 5160 z Excela.
- Otwórz Excel. Z menu wybierz Narzędzia - Makro - Bezpieczeństwo i obniż poziom do Średni.
- Pobierz spakowany plik .
- Rozpakuj i otwórz LabelMacro.xls. Jeśli pojawi się pytanie o makra, wybierz opcję Włącz.
- Dane w arkuszu bazy danych znajdują się w czterech kolumnach.
- Otwórz plik Addresses.xls. Podświetl zakres danych i naciśnij Ctrl + c, aby skopiować.
- Alt + Tab z powrotem do pliku LabelMacro.xls. Umieść wskaźnik komórki w A2 i Ctrl + V, aby wkleić.
- Używając myszy, naciśnij przycisk w D1.
- Makro skopiuje i sformatuje dane w arkuszu Etykiety. Podgląd wydruku i drukowanie.
Podsumowanie
Kartki świąteczne będą bardzo proste przy użyciu obu metod. A teraz, gdyby istniał jakiś sposób, w jaki Excel mógł upiec świąteczne ciasteczka… Aby dokładnie zrozumieć VBA, sprawdź VBA i makra Microsoft Excel 2016.
