Audytorzy kryminalistyczni mogą używać programu Excel do szybkiego przeczesywania setek tysięcy rekordów w celu znalezienia podejrzanych transakcji. W tym segmencie przyjrzymy się niektórym z tych metod.
Przypadek 1:
Adresy dostawców a adresy pracowników
Użyj funkcji PODAJ.POZYCJĘ, aby porównać część liczbową adresu w zapisach Twoich pracowników z częścią zawierającą numer adresu Twoich dostawców. Czy jest szansa, że niektórzy pracownicy również sprzedają usługi firmie?
- Zacznij od listy dostawców i listy pracowników.
- Formuła taka jak
=LEFT(B2,7)wyodrębnia numeryczną część adresu i kilka pierwszych liter nazwy ulicy.
- Utwórz podobną formułę, aby wyodrębnić tę samą część adresów dostawców.
- Funkcja PODAJ.POZYCJĘ wyszuka część adresu w C2 i spróbuje znaleźć dopasowanie w częściach dotyczących dostawcy w H2: H78. Jeśli zostanie znalezione dopasowanie, wynik poinformuje Cię o względnym numerze wiersza, w którym znaleziono dopasowanie. Jeśli nie zostanie znalezione dopasowanie, zostanie zwrócony # N / A.
- Wszelkie wyniki w kolumnie DOPASUJ, które nie są # N / A, są potencjalnymi sytuacjami, w których pracownik również rozlicza firmę jako dostawca. Sortuj rosnąco według kolumny MATCH, a wszelkie rekordy problemów pojawią się u góry.
Przypadek 2:
Niezwykłe wahania w bazie danych dostawców
Firma ma 5000 dostawców. Użyjemy wykresu punktowego, aby wizualnie znaleźć 20 dostawców, którzy powinni zostać poddani audytowi.
- Uzyskaj listę identyfikatorów dostawcy, liczby faktur, łącznej kwoty faktury za ten rok.
- Uzyskaj listę identyfikatorów dostawcy, liczby faktur, łącznej kwoty faktury za poprzedni rok.
- Użyj funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO, aby dopasować te listy do pięciu kolumn danych:
- Dodaj nowe kolumny dla różnic liczebności i różnic kwot:
- Wybierz dane w H5: G5000. Wstaw wykres punktowy (XY). Większość wyników będzie skupiona pośrodku. Interesują Cię wartości odstające. Zacznij od dostawców w obszarze pudełkowym; wysłali mniej faktur za znacznie większą sumę dolarów:
Uwaga
Aby znaleźć dostawcę skojarzonego z punktem, umieść wskaźnik myszy na tym punkcie. Excel poinformuje Cię o różnicy liczebności i delcie ilości, którą należy znaleźć w oryginalnym zestawie danych.
Przypadek 3:
Korzystanie z tabeli przestawnej do przechodzenia do szczegółów
W tym przypadku przyjrzymy się fakturom i należnościom. Dzięki różnym analizom danych dowiedz się, którzy dwaj analitycy ds. Należności spędzają piątkowe popołudnia przy barze zamiast pracować.
- Zacząłem od dwóch zestawów danych. Pierwsza to dane do faktury, faktura, data, klient, kwota.
- Kolejne dane to faktura, data odbioru, otrzymana kwota, nazwisko przedstawiciela handlowego
- Kolumna Oblicz liczbę dni do zapłaty. To jest data odbioru - data faktury. Sformatuj wynik jako liczbę zamiast daty.
- Oblicz dzień tygodnia. To jest
=TEXT(ReceiptDate,"dddd") - Wybierz jedną komórkę w zestawie danych. Użyj danych - Tabela przestawna (Excel 97-2003) lub Wstaw - Tabela przestawna (Excel 2007)
- Pierwsza tabela przestawna miała Dni spłacenia rozmiaru. Kliknij prawym przyciskiem myszy jedną wartość i wybierz opcję Grupuj i Pokaż szczegóły - Grupuj. Grupuj zasobniki 30-dniowe.
- Przenieś dni do zapłaty do obszaru kolumny. Umieść klientów w obszarze wiersza. Umieść przychody w obszarze danych. Możesz teraz zobaczyć, którzy klienci płacą powoli.
- Usuń dni do zapłaty i umieść dzień tygodnia w obszarze kolumny. Usuń klienta i umieść przedstawiciela w obszarze wiersza. Możesz teraz zobaczyć kwoty otrzymane według dnia tygodnia.
- Wybierz komórkę w obszarze danych. Kliknij przycisk Ustawienia pola (na pasku narzędzi tabeli przestawnej w programie Excel 97-2003 lub na karcie Opcje w programie Excel 2007).
- W programie Excel 97-2003 kliknij Więcej. W programie Excel 2007 kliknij kartę Pokaż wartości jako. Wybierz% rzędu.
- Rezultat: Bob i Sonia wydają się przetwarzać w piątek znacznie mniej faktur niż inni. Wpadnij do ich biura w piątek po południu, aby sprawdzić, czy (a) faktycznie pracują i (b) czy w ich szufladzie biurka do piątku wiszą nieprzetworzone czeki.
