Prowadzę zajęcia z Power Excel na Uniwersytecie w Akron. Chociaż jest reklamowana jako klasa zaawansowana, zawsze istnieje kilka podstawowych pojęć, których uczniowie wydają się nie znać. Jestem zdumiony, jak najprostsze techniki wywołują najwięcej emocji. To jedna z tych wskazówek.
Dziś Sajjad z Dubaju napisał z pytaniem. Ma bazę danych z imieniem w kolumnie A i nazwiskiem w kolumnie B. Jak może połączyć Imię i Nazwisko w jedną kolumnę?
To jedno z tych pytań, których nigdy nie znajdziesz w pomocy programu Excel, ponieważ nikt nie pomyśli o szukaniu słowa „konkatenacja”. Heck, nie sądzę, żeby jakakolwiek normalna osoba kiedykolwiek użyła słowa konkatenacja. Jeśli nie wiesz, jak wyszukiwać Concatenate, nigdy nie dowiesz się, że operatorem konkatenacji jest ampersand.
Zacznij od podstawowej formuły =A2&B2
To da wynik pokazany poniżej w C2:
To dobry początek. Jednak naprawdę powinniśmy połączyć imię, spację i nazwisko. Wypróbuj tę formułę:
=A2&" "&B2
Następnie pytanie brzmi: czy chcesz krzyczeć MICKEY MANTLE, czy wolisz powiedzieć Mickey Mantle? Jeśli chcesz zmienić nazwę na właściwą wielkość liter, użyj =PROPER()funkcji.
=PROPER(A2&" "&B2)
Następnie chcesz skopiować formułę do wszystkich komórek w kolumnie. Metodą skrótu, aby to zrobić, jest dwukrotne kliknięcie uchwytu wypełniania, gdy komórka C2 jest zaznaczona. Uchwyt wypełnienia to ciemniejsza kwadratowa kropka w prawym dolnym rogu wskaźnika komórki. Kropka wygląda następująco:
Gdy wskaźnik myszy znajduje się w pobliżu kropki, wskaźnik myszy zmienia się w taki krzyżyk.
Kliknij dwukrotnie, a formuła zostanie skopiowana do wszystkich komórek w zakresie.
Uwaga: Excel używa kolumny po lewej stronie podczas ustalania, jak daleko ma skopiować komórki po dwukrotnym kliknięciu. Jeśli zdarzyło ci się mieć pustą komórkę w B8, ta sztuczka zatrzymałaby się w wierszu 7. Zostaw to Cher, aby spowodował problem.
W takim przypadku możesz chwycić uchwyt wypełniania i przeciągnąć w dół do wszystkich wierszy, aby skopiować formułę.
Uwaga 2: Funkcja Właściwa jest doskonała, ale nazwiska, takie jak McCartney, nie są odpowiednio pisane wielką literą (patrz komórka C7). Będziesz musiał ręcznie przejść i skapitalizować C po Mc. Miałoby to również problem z VanHalen. Czy to jest ból? Tak - ale łatwiej jest naprawić kilka komórek niż przepisać wszystko w odpowiednim przypadku.
Konwersja formuł na wartości
Teraz, gdy masz już Imię Nazwisko w kolumnie C, możesz ulec pokusie usunięcia kolumn A i B. Nie możesz jeszcze tego zrobić. Jeśli chcesz usunąć kolumny A i B, wszystkie formuły w kolumnie C zostaną zmienione na #REF! błąd. Ten błąd mówi: „Hej - powiedziałeś mi, że wartość w tej kolumnie powinna pochodzić z A2 i B2, ale usunąłeś te komórki, więc nie wiem, co tu wpisać!”.
Rozwiązaniem jest zmiana formuł na wartości przed usunięciem kolumn A i B. Wykonaj następujące kroki:
- Podświetl zakres komórek w kolumnie C
- Skopiuj te komórki do schowka swoją ulubioną metodą (4 metody do wyboru: Ctrl + C lub Edycja - Kopiuj z menu lub ikona schowka na pasku narzędzi lub kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz kopiowanie).
- Bez odznaczania komórek wybierz z menu polecenie Edycja> Wklej specjalnie. W oknie dialogowym Wklej specjalnie wybierz Wartości, a następnie OK. Ten krok spowoduje wklejenie bieżącej wartości każdej komórki w zakresie z powrotem do komórki. Zamiast mieć formułę, będziesz miał teraz wartość statyczną. Bezpieczne jest usuwanie kolumn A i B.
Dołączenie komórki zawierającej tekst do komórki zawierającej liczbę
Ogólnie rzecz biorąc, będzie to działało dość dobrze. Na poniższym obrazku użyłem formuły do zbudowania frazy zawierającej imię w kolumnie A z wiekiem w kolumnie C.
Sztuczka polega na tym, że liczba jest wyświetlana w jednym formacie i chcesz, aby była używana w innym formacie. Daktyle są tego klasycznym przykładem. Data 11 grudnia 1943 r. Jest faktycznie przechowywana jako liczba dni od 1 stycznia 1900 r. Jeśli spróbuję połączyć tekst w kolumnie A z datą w kolumnie B, otrzymam głupio wyglądający wynik.
Rozwiązaniem jest użycie =TEXT()funkcji. Funkcja tekstowa wymaga dwóch argumentów. Pierwszy argument to komórka zawierająca liczbę. Drugi argument to niestandardowy format liczb, który wskazuje, w jaki sposób liczba ma być wyświetlana. Poniższa formuła da ładnie sformatowany wynik.
W tej wskazówce omówiono wiele fajnych technik.
- Formuła łącząca 2 kolumny tekstu przy użyciu znaku ampersand jako operatora konkatenacji
- Jak połączyć komórkę z wartością tekstową
- Jak używać funkcji ODPOWIEDŹ, aby zmienić nazwy na odpowiednie wielkości liter
- Dlaczego otrzymujesz #REF! błąd
- Jak używać opcji Wklej wartości specjalne do konwertowania formuł na wartości.
- Dołączenie komórki zawierającej tekst do komórki zawierającej liczbę
- Używanie funkcji TEKST do sterowania wyświetlaniem daty w formule.
Ta koncepcja została przedrukowana z Guerilla Data Analysis using Microsoft Excel.
