W tym filmie pokażę sposób szybkiego dodawania brakujących danych do arkusza. To prosta technika wykorzystująca bardzo podstawową formułę i piękny przykład mocy względnych odwołań do komórek.
Czasami otrzymujesz zestaw danych, który nie jest kompletny, ponieważ został zorganizowany jak konspekt, a główne nagłówki i podtytuły pojawiają się tylko raz na początku nowej sekcji.
Nie stanowi to problemu dla ludzi, ponieważ możemy zobaczyć i zrozumieć ogólną strukturę danych.
Ale to nie zadziała, jeśli chcesz analizować dane za pomocą filtrów lub tabel przestawnych, a nawet formatowania warunkowego. Aby wyciąć i podzielić dane za pomocą tych narzędzi, potrzebujesz pełnego zestawu wartości w każdym wierszu.
Ale ręczne wprowadzanie tego rodzaju brakujących informacji w dużym zestawie danych jest żmudną pracą, nawet przy użyciu skrótów.
Na szczęście, o ile dane są dobrze zorganizowane, możesz użyć prostego wzoru, aby dodać brakujące wartości.
Wypróbujmy to z tymi danymi.
Aby rozpocząć, wybierz dane. Jeśli umieszczę kursor w ostatniej kolumnie, która zawiera pełny zestaw wartości, sterowanie A załatwi sprawę.
Następnie zaznacz tylko puste komórki. Aby to zrobić, użyj Ctrl-G, aby wywołać specjalne okno GoTo, a następnie wybierz Puste i kliknij OK.
W tym momencie zaznaczone są tylko puste komórki i muszę tylko dodać formułę, aby pobrać brakujące wartości. Możesz pomyśleć, że potrzebujesz czegoś fantazyjnego, ale w rzeczywistości, ze względu na względną naturę odniesień w Excelu, formuła, której potrzebujemy, jest śmiertelnie prosta. Kluczem jest rozpoczęcie od właściwego odniesienia.
Aby to zrobić, upewnij się, że aktywna komórka w zaznaczeniu jest jedną z pustych komórek. Aktywna komórka będzie podstawą dla wszystkich wprowadzonych przez nas formuł.
Następnie wprowadź formułę ustawiającą aktywną komórkę na adres komórki nad nią.
Teraz zamiast naciskać klawisz Return, który wprowadziłby formułę tylko do aktywnej komórki, naciśnij Control + return.
Control return wprowadza tę samą formułę do wszystkich zaznaczonych komórek jednocześnie. Ponieważ formuła zawiera odwołanie względne, program Excel zaktualizuje adres w każdej lokalizacji. W rezultacie mówimy programowi Excel, aby użył „komórki powyżej” do wypełnienia wszystkich pustych komórek. Tworzy to łańcuch formuł, które wszystkie „wyszukują” w celu pobrania wartości.
Na koniec musimy pozbyć się formuł, aby nie powodowały problemów, jeśli później sortujemy lub w inny sposób manipulujemy danymi. Po zaznaczeniu wszystkich formuł skopiuj je do schowka, a następnie użyj opcji wklej specjalnie i wybierz wartości. Spowoduje to zastąpienie wszystkich formuł wartościami rzeczywistymi.
Teraz mamy komplet danych, które możemy łatwo przeanalizować.
Kierunek
Podstawowa formułaPowiązane skróty
Edytuj aktywną komórkę F2 ⌃ + U Wprowadź te same dane w wielu komórkach Ctrl + Enter ⌃ + Return Cofnij ostatnią akcję Ctrl + Z ⌘ + Z Wybierz bieżący region Ctrl + A ⌘ + A Wyświetl okno dialogowe 'Idź do' Ctrl + G ⌃ + G Przenieś aktywną komórkę w dół w zaznaczeniu Enter Return Przenieś aktywną komórkę w górę w zaznaczeniu Shift + Enter ⇧ + Return Kopiuj zaznaczone komórki Ctrl + C ⌘ + C Wyświetl okno dialogowe Wklej specjalnie Ctrl + Alt + V ⌘ + ⌃ + V
