Właśnie widziałeś, jak łączyć dane, ale ludzie często pytają o odwrotny problem: jak analizować dane, które znajdują się w jednej kolumnie. Załóżmy, że chcesz posortować dane na poniższym rysunku według kodu pocztowego:
Wybierz dane w A2: A99 i wybierz Dane, Tekst do kolumn. Ponieważ niektóre nazwy miast, takie jak Sioux Falls, to dwa słowa, nie można podzielić danych przy każdym wystąpieniu spacji. Zamiast tego musisz użyć przecinka, aby uzyskać miasto w kolumnie A oraz stan i kod pocztowy w kolumnie B, więc wybierz opcję Rozdzielany w kroku 1 kreatora i kliknij Dalej.
W kroku 2 kreatora usuń zaznaczenie opcji Tab i wybierz Przecinek. Podgląd na dole okna dialogowego pokazuje, jak będą wyglądać Twoje dane. Kliknij Następny.
Uwaga
Przez resztę dnia po użyciu opcji Tekst na kolumny program Excel zapamięta opcje wybrane w kroku 2 Kreatora konwersji tekstu na kolumny. Jeśli skopiujesz dane z Notatnika i wkleisz do Excela, zostaną one podzielone na przecinek. Jest to często irytujące, ponieważ przez większość dni dane nie są analizowane w przecinku, ale przez resztę dnia tak będzie. Aby to naprawić, zamknij i ponownie otwórz program Excel.
Krok 3 kreatora prosi o zadeklarowanie każdej kolumny jako ogólnej, tekstu lub daty. Można pozostawić kolumny ustawione jako Ogólne.
Po podzieleniu stanu i kodu pocztowego na kolumnę B, wybierz B2: B99 i ponownie wybierz Dane, Tekst na kolumny. Tym razem, ponieważ każdy stan składa się z dwóch znaków, możesz użyć opcji Fixed Width w kroku 1 kreatora. Aby zachować początkowe zera w kodzie pocztowym, zaznacz drugą kolumnę i wybierz Tekst jako typ danych w kroku 3 kreatora.
Wskazówka
Wiele danych będzie działać dobrze ze stałą szerokością, nawet jeśli nie wygląda to na wyrównane. Na kolejnym rysunku pierwsze trzy wiersze są zapisane czcionką Calibri i nie wydają się być wyrównane. Ale jeśli zmienisz czcionkę na Courier New, jak w wierszach 4: 7, zobaczysz, że kolumny są idealnie wyrównane.
Czasami znajdziesz zestaw danych, w którym ktoś użył Alt + Enter, aby umieścić dane w nowej linii w komórce. Możesz podzielić każdy wiersz na nową kolumnę, naciskając Ctrl + jw polu Inne w kroku 2 kreatora, jak pokazano poniżej. Dlaczego Ctrl + J? W latach osiemdziesiątych IBM ogłosił Ctrl + j jako wysuw linii. Ctrl + j można również wpisać w oknie dialogowym Znajdź i zamień.
Istnieją trzy specjalne sytuacje, które łatwo radzi sobie z tekstem na kolumny:
- Daty w formacie RRRRMMDD można zmienić na daty rzeczywiste. W kroku 3 kreatora kliknij nagłówek kolumny w oknie dialogowym, wybierz opcję Data, a następnie z listy rozwijanej wybierz opcję YMD.
- Jeśli masz liczby ujemne, w których po liczbie pojawia się znak minus, przejdź do kroku 3 kreatora, kliknij przycisk Zaawansowane i wybierz opcję Końcowy minus dla liczb ujemnych.
- Dane skopiowane ze spisu treści często mają linie odniesienia, które rozciągają się od tekstu do numeru strony, jak pokazano poniżej. W kroku 2 kreatora wybierz opcję Inne, wpisz kropkę, a następnie zaznacz pole wyboru Traktuj kolejne separatory jako jeden.
