Uwaga
Katie Sullivan jest kierownikiem projektu w zespole Microsoft Word. W tym celu przekazuję podium Katie.
Podczas gdy fani programu Excel czasami drażnią się, że Word i PowerPoint są aplikacjami darmowymi, które są dostarczane z programem Excel, czasami Microsoft Word oferuje funkcję, której nie ma w programie Excel. W takich przypadkach warto skopiować dane z programu Excel, wkleić do programu Word, wykonać polecenie, a następnie skopiować z powrotem do programu Excel. Oto kilka przykładów technik, które są lepiej obsługiwane w programie Word niż w programie Excel.
Technika 1: Zmień na górną, dolną, właściwą
Jeśli musisz przekonwertować wielkie litery na małe lub właściwe, Word ma skrót klawiszowy. Skopiuj dane do programu Word i przełącz wielkość liter za pomocą Shift + F3.
Technika 2: Dodaj naboje
Jeśli chcesz dodać punktory do komórek Excela, jest to o wiele łatwiejsze w programie Word niż w programie Excel. Skopiuj komórki do programu Word i zastosuj styl punktora. Skopiuj z programu Word i wklej z powrotem do programu Excel. Może być konieczne kilkukrotne użycie ikony Zmniejsz wcięcie.
Wskazówka
Jeśli masz zakres komórek zawierających tekst, zaznacz zakres i naciśnij klawisze Ctrl + 1, aby otworzyć okno dialogowe Formatowanie komórek. Następnie na karcie Liczba wybierz opcję Niestandardowe z listy po lewej stronie. Kliknij pole Typ i wyczyść wszystko, co tam jest. Przytrzymaj klawisz alt = "", naciskając jednocześnie 7 na klawiaturze numerycznej. Powinien pojawić się punktor. Wpisz spację, a następnie @.
Technika 3: Wizualizuj i koloruj wzory
Jeśli masz bardzo długą formułę, na przykład taką, która zawiera 10 zagnieżdżonych instrukcji IF, możesz wkleić ją do programu Word i użyć kolorów oraz klawiszy Shift + Enter, aby ustawić odstępy w formule, aby pomóc jej zrozumieć. (Jedna odpowiedź od zespołu Excela: możesz rozwinąć pasek formuły i użyć Alt + Enter, aby podzielić formułę na wiele wierszy. Możesz też użyć świetnego dodatku RefTreeAnalyser autorstwa Jana Karela Pieterse.
Technika 4: szybsza grafika SmartArt
Program Word oferuje opcję Konwertuj tekst na grafikę SmartArt. Chociaż program Excel oferuje również grafikę SmartArt, nie jest to zbyt przydatne, ponieważ musisz kopiować wpisy pojedynczo do okienka grafiki SmartArt.
Technika 5: wyodrębnianie danych z pliku PDF
Powiedz, że ktoś ma skoroszyt programu Excel i zapisuje ten skoroszyt jako plik PDF. Wysyłają ci to. Jest to denerwujące i wyraźnie nie chcą, abyś ponownie wykorzystywał dane. Jeśli otworzysz plik PDF w programie Acrobat Reader, skopiujesz dane i wkleisz do programu Excel, zostanie on rozwinięty w jedną kolumnę. Ale oto sekret: najpierw wklej te dane do programu Word. Wiersze i kolumny zostaną wklejone prawidłowo. Następnie możesz skopiować z programu Word i wkleić z powrotem do programu Excel. (Jeśli utkniesz w wersji Office sprzed 2013 r., Polecam Able2Extract.)
Oryginalne dane są pokazane po lewej stronie poniżej, a po prawej stronie możesz zobaczyć, jak wyglądają po wklejeniu bezpośrednio z pliku PDF do programu Excel. Jak widać, dane „rozwijają się”, gdzie B1: C1 przechodzi do A2: A3 i tak dalej.
Wklej te same dane do programu Word.
Skopiuj z programu Word i wklej do programu Excel.
Dane pozostają w pierwotnej kolejności. Możesz wyłączyć zawijanie słów i dostosować szerokości kolumn, aby powrócić do oryginalnych danych.
Technika 6: Zmień formatowanie słów w programie Excel
Jeśli masz zdania tekstu w Excelu, możesz wybrać jedno słowo w trybie edycji i zmienić kolor tego słowa. Ale globalna zmiana koloru wszystkich wystąpień słowa w Excelu jest żmudna. Zamiast tego wklej dane do programu Word i naciśnij Ctrl + H. Zmień psa na psa. Kliknij Więcej >>, a następnie wybierz Format, Czcionka. Wybierz czerwony. Kliknij Zamień wszystko.
Skopiuj z programu Word i wklej z powrotem do programu Excel. Poniższy rysunek pokazuje, z czym skończysz.
Technika 7: Zastąp, zachowując formatowanie znaków
Word radzi sobie również z podobnym problemem: zastępując tekst, ale pozostawiając formatowanie tekstu bez zmian. Poniżej znajduje się ankieta dotycząca najlepszego zwierzaka. Ktoś podkreślił określone słowa w tekście.
Użyj Ctrl + H, aby znaleźć i zamienić, jak pokazano po lewej stronie. Jeśli użyjesz opcji Zamień wszystko, jeśli zdanie zostało zmienione, formaty w komórce zostaną utracone. Na poniższym rysunku przekreślenie pozostaje w pierwszym wierszu, ponieważ w tym wierszu nie wystąpiło słowo szczeniak i dlatego nie został on zmieniony.
Aby zachować formatowanie w oryginalnym tekście, skopiuj do programu Word. Wykonaj zamianę w programie Word. Skopiuj z programu Word i wklej z powrotem do programu Excel.
Dziękuję Katie Sullivan (kierownikowi projektu w zespole programu Word!) Za przesłanie tej wskazówki. Katie zdecydowanie woli psy od kotów. Podziękowania dla Glenny Shaw i Oz du Soleil za przesłanie pomysłów do tej wskazówki.
