Cheryl przysłała w tym tygodniu problem z Excelem. Weterani programu Excel uznają to za podstawowe, ale była to cenna wskazówka dla Cheryl. Ponieważ jest to pierwsza wskazówka programu Excel w sezonie 1999-2000, zaczniemy od podstawowej.
Ktoś dał mi arkusz kalkulacyjny Excela. Numery kierunkowe znajdują się w kolumnie F, a 7-cyfrowy numer telefonu w kolumnie G. Wiem, jak podzielić kolumnę za pomocą funkcji Text-to-Columns, ale jak połączyć te dwie kolumny razem?
Na szczęście numery kierunkowe i numery telefonów w USA nigdy nie zaczynają się od 0, więc nie było przypadków, w których początkowe zero numeru zostało utracone. Szybkie skanowanie danych wykazało, że wszystkie numery telefonów mają 7 cyfr, a wszystkie numery kierunkowe mają trzy cyfry. Po rozmowie z Cheryl ustaliliśmy, że najlepiej będzie, jeśli numer telefonu będzie wyglądał tak: (330) 555-1212
W komórce H2 zaczniemy budować formułę. Operatorem w programie Excel łączącym dwa pola tekstowe jest symbol &. Wszelkie żądane stałe należy umieścić w cudzysłowach. Aby więc uzyskać wiodące nawiasy i numer kierunkowy, potrzebujesz następującego wzoru:="("&F2
Następnie dodaj kolejny operator konkatenacji i zamykające nawiasy wokół numeru kierunkowego. Zwróć uwagę, że w cudzysłowach znajduje się zarówno nawias, jak i spacja.="("&F2&") "
Uzyskanie numeru telefonu z myślnikiem będzie nieco trudniejsze. Użyj funkcji LEWO, aby uzyskać tylko pierwsze trzy cyfry numeru telefonu. Składnia to LEFT (komórka, liczba znaków). Następnie dodaj kolejny znak konkatenacji i środkową kreskę w cudzysłowie.="("&F2&")"&LEFT(G2,3)&"-"
Aby uzyskać od 4. do 7. cyfry numeru telefonu, użyj funkcji MID. Składnia to MID (komórka, znak początkowy, liczba znaków). Chcemy zacząć od czwartego znaku i kontynuować w sumie 4 znaki. Zatem ostateczna formuła to:="("&F2&") "&LEFT(G2,3)&"-"&MID(G2,4,4)
Wow - to wygląda na dużą formułę, ale jeśli ją podzielisz i zbudujesz ją krok po kroku, jest to łatwe.
Śledź kolejne 2 gorące wskazówki. Teraz, gdy masz formułę w komórce H2, potrzebujesz szybkiego sposobu na skopiowanie jej do wszystkich komórek. Excel ma do tego świetny skrót. Umieść celownik na H2. W prawym dolnym rogu pola wskaźnika komórki znajduje się mały kwadrat. Kliknij dwukrotnie ten kwadrat myszą, a formuła skopiuje się do tylu wierszy, ile masz danych w kolumnie G.
Jest jeszcze jeden ważny krok. Gdybyś teraz usunął kolumny F i G, wszystkie te urocze numery telefonów w H zamieniłyby się w #REF !. Musisz przekonwertować komórki z formuły na wartości. Oto jak to zrobić. Podświetl wszystkie komórki zawierające numery telefonów w kolumnie H. Naciśnij Ctrl + C (lub Edycja - Kopiuj), aby skopiować te komórki. Teraz, bez usuwania podświetlenia komórek, natychmiast wykonaj edycję - wklej specjalnie. Kliknij przycisk opcji Wartości i kliknij OK. Formuły zostaną teraz zmienione na wartości i będzie można usunąć kolumny F i G.
Excel jest niezwykle elastyczny w manipulowaniu danymi. W tym przypadku Cheryl bała się, że nie spałaby całą noc, ponownie wprowadzając te numery kierunkowe i numery telefonów do jednej komórki. Formuła i kroki tej wskazówki tygodniowej pozwalają wykonać to samo zadanie w około minutę.
