Dzisiejsze pytanie: Marcia musi pobrać listę wszystkich plików PDF z fakturami podatkowymi z folderu w arkuszu kalkulacyjnym Excel. Jest to łatwe do zrobienia, jeśli używasz programu Excel 2016 na komputerze z systemem Windows przy użyciu nowych narzędzi Pobierz i przekształcaj dane.
Jeśli masz program Excel 2010 dla systemu Windows lub Excel 2013 dla systemu Windows, musisz pobrać bezpłatny dodatek Power Query firmy Microsoft. Przejdź do swojej ulubionej wyszukiwarki i wpisz „Pobierz dodatek Power Query”, aby znaleźć bieżący link. (Microsoft uwielbia zmieniać adresy URL co kwartał, a mój niesamowity facet od internetu nienawidzi, kiedy nasze linki są nieaktualne, więc nawet nie zamierzam ich tutaj umieszczać).
Poniższy film przedstawia pełne kroki, ale oto przegląd:
- Zacznij od pustego arkusza
- Dane, pobierz dane, z pliku, z folderu
- Przejdź do folderu
- Kliknij Edytuj zamiast Wczytaj
- Otwórz menu filtrów według typu pliku i usuń wszystko, co nie jest plikiem PDF
- Otwórz filtr w folderze i usuń wszystkie podfoldery śmieci
- Zachowaj tylko nazwę pliku i folder - kliknij prawym przyciskiem myszy nagłówek każdej kolumny i wybierz opcję Usuń
- Przeciągnij nagłówek folderu na lewo od nagłówka pliku. Dzięki temu scalanie działa.
- Wybierz obie kolumny. Kliknij jeden nagłówek. Shift + kliknij inny nagłówek.
- Wybierz Dodaj kolumnę, Scal kolumny, wpisz nową nazwę kolumny. Kliknij OK.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy nagłówek nowej kolumny i Usuń inne kolumny
- Strona główna, zamknij i załaduj
- Niesamowita część… możesz odświeżyć zapytanie później. Kliknij ikonę Odśwież w panelu Zapytania i połączenia.
Chociaż dodatek Power Query jest niesamowicie potężny, jest to jedno z moich ulubionych zadań. Często chcę uruchamiać makro VBA dla każdego pliku w folderze. Uzyskanie listy wszystkich plików PDF w folderze to dobry punkt wyjścia.
Obejrzyj wideo
Transkrypcja wideo
Naucz się programu Excel z podcastu, odcinek 2181 - Lista plików folderów w programie Excel!
Hej, witaj z powrotem w netcastie, jestem Bill Jelen. Dzisiejsze pytanie: ktoś ma listę plików PDF z fakturami podatkowymi w folderze i musi pobrać listę wszystkich tych nazw plików w programie Excel. W porządku, jednym ze sposobów jest wpisanie ich wszystkich lub skopiowanie i wklejenie z Eksploratora Windows, ale jest świetne narzędzie, które może rozwiązać ten problem. Moje pierwsze pytanie brzmiało: „Jaką wersję programu Excel masz?” Ponieważ jeśli masz Excel 2016, będą one miały tę niesamowitą nową funkcję o nazwie „Pobierz i przekształcaj dane”! Teraz w Office 365 jest po lewej stronie, myślę, że w oryginalnej wersji programu Excel 2016 był w trzeciej grupie, w porządku, więc po prostu poszukaj opcji Pobierz i przekształć. Jeśli korzystasz z programu Excel 2010 lub Excel 2013 dla systemu Windows, możesz pobrać dodatek Power Query i mieć własną kartę z dokładnie tymi elementami.
Teraz rzućmy okiem na ten folder, w porządku, właśnie utworzyłem tutaj fałszywy folder z niektórymi fałszywymi danymi. Zobaczysz, że w tym folderze są pliki Excela i pliki PDF, chcę tylko pliki PDF, a także kilka podfolderów, nie chcę tych plików PDF, chcę tylko pliki PDF w folderze głównym. Więc C: Budgets, skopiuję to, a następnie wrócę do programu Excel i powiemy, że chcemy pobrać dane z pliku, z całego folderu, w ten sposób, a następnie wpisz tam ścieżkę folderu lub użyj przycisku Przeglądaj. Kiedy pojawi się ten pierwszy ekran, na pewno chcesz go edytować, a teraz jesteśmy w edytorze Power Query.
W porządku, więc moim celem jest tutaj, nie potrzebuję Treści, więc kliknę prawym przyciskiem myszy i powiem Usuń tę kolumnę. Oto moja lista plików, chcę tylko pliki PDF, więc jeśli jest coś, co nie jest plikiem PDF, chcę tylko pliki PDF, kliknij OK, widzę, że to tylko pliki PDF. Ach, a potem spójrz tutaj, zobacz, teraz pobierają rzeczy tylko z oryginalnego folderu iz folderu śmieci, więc otwieram to i odznaczam wszystko, co nie jest oryginalnym folderem. W porządku, więc teraz mam ładną małą listę, a ta lista to, wiesz co, 9 płyt, ale w rzeczywistości założę się, że prawdopodobnie mają, wiesz, dziesiątki lub setki takich. W porządku, nie potrzebuję teraz żadnych innych rzeczy, więc mogę kliknąć prawym przyciskiem myszy i usunąć te kolumny.
W porządku, teraz naprawdę potrzebuję tutaj ścieżki do folderu i nazwy pliku. W porządku, więc zamierzam wziąć FolderPath i przeciągnąć go w lewo i upuścić w tym miejscu, a następnie magiczny krok tutaj: w zwykłym Excelu musielibyśmy zrobić w tym celu konkatenację, ale mam zamiar zrobić Mam zamiar scalić kolumny. Więc mam zamiar dodać kolumnę i wybrać Scal kolumny, separator będzie Brak, nowa kolumna będzie nazywać się Nazwa pliku i kliknij OK, w porządku, więc mamy nazwę folderu, ukośnik i nazwę pliku w ten sposób. To właściwie jedyna rzecz, której potrzebujemy, więc kliknę prawym przyciskiem myszy i powiem Usuń inne kolumny, a na koniec Strona główna, Zamknij i Załaduj, i otrzymamy zupełnie nowy arkusz z naszymi danymi. W porządku, pojawia się jako tabela, więc po prostu skopiuję to, Ctrl + C,a potem podejdź do miejsca, w którym naprawdę chciałem mieć dane tutaj, i Wklej wartości specjalne, kliknij OK. Teraz to już nie jest tabela, to tylko moje czyste dane, o tak, a oto naprawdę piękna rzecz w tym.
Skonfigurowaliśmy to raz i wow, to zajęło mniej niż 3 minuty, ale wróćmy do tego folderu Budżety i przenieśmy trochę rzeczy. Weźmy jeden z tych rekordów śmieci i skopiujemy go do głównego folderu, Ctrl + V, w porządku, więc teraz jest tu więcej rzeczy, jest 10 plików PDF zamiast 9. Jeśli dojdę do miejsca, w którym znajduje się zapytanie, a po prawej stronie ekranu, w zapytaniach i połączeniach, być może będziesz musiał to poszerzyć. Moje już poszerzyłem, zobaczysz nasze budżety z załadowanymi 9 wierszami. Kliknę tutaj małą ikonę Odśwież i bardzo szybko Budżety mają teraz załadowane 10 wierszy. A więc zbiera nowe rekordy, konfigurujesz to raz, a następnie będziesz mógł po prostu odświeżyć, aby uzyskać nowe dane.
Cóż, to jest ten punkt podcastu, w którym zwykle proszę o zakup mojej książki, ale zamiast tego dzisiaj poproszę o zakup książki „M jest dla (DANE) MONKEY” Kena Pulsa i Miguela Escobara. NIESAMOWITA książka, która nauczy Cię wszystkiego o używaniu Power Query lub Get & Transform Data, wszystkiego, czego nauczyłem się o Power Query, czego nauczyłem się z tej książki.
OK, podsumuj ten odcinek: Naszym celem jest zaimportowanie listy nazw plików do programu Excel, jeśli masz Excel 2016, możesz użyć nowego Pobierz i przekształć dane. Jeśli nie masz 2016 r., Ale masz prawdziwą wersję programu Excel działającą w systemie Windows, możesz pobrać bezpłatny dodatek Power Query przeznaczony dla programu Excel 2010 lub Excel 2013. Nie będzie działać na telefonie z systemem Android lub Twój iPad, Twój iPhone, Surface RT lub Mac, to tylko dla wersji programu Excel dla systemu Windows. Zaczniemy więc od pustego arkusza roboczego, Dane, Pobierz dane, Z pliku, Z folderu, wprowadź nazwę folderu lub Przeglądaj, pamiętaj, aby kliknąć Edytuj zamiast Załaduj. Następnie w filtrze przefiltruj według typu pliku, aby pozbyć się wszystkiego, co nie jest plikiem PDF, filtruj według nazwy folderu, aby pozbyć się wszystkich podfolderów śmieci. Zachowaj tylko nazwę pliku i folder,więc kliknij prawym przyciskiem myszy te inne i powiedz Usuń kolumnę, a następnie przeciągnij nagłówek folderu na lewo od pliku, co pozwoli na scalenie. Wybierz obie kolumny, a następnie na karcie Dodaj kolumnę wybierz opcję Połącz kolumny, wpisz nową nazwę, kliknij przycisk OK i kliknij prawym przyciskiem myszy tę nową kolumnę i Usuń inne kolumny, Strona główna, Zamknij i Załaduj, a otrzymasz listę. Niesamowite jest to, że możesz odświeżyć zapytanie później, używając tej ikony Odśwież w sekcji Zapytania i połączenia.możesz odświeżyć zapytanie później, używając tej ikony Odśwież w sekcji Zapytania i połączenia.możesz odświeżyć zapytanie później, używając tej ikony Odśwież w sekcji Zapytania i połączenia.
Hej, chcę ci podziękować za zatrzymanie się, do zobaczenia następnym razem z kolejnym netcastem!
Aby dowiedzieć się więcej o Power Query, polecam tę książkę autorstwa Kena Pulsa i Miguela Escobara.
M jak (DANE) MONKEY »
