Czasami, jeśli faktycznie znasz nazwę funkcji, łatwo jest dowiedzieć się, jak nią sterować. Ale biorąc pod uwagę dzisiejszy temat, większość ludzi, których ukąsił ten „błąd”, nie ma pojęcia, dlaczego tak się dzieje. Będą zgłaszać symptomy w następujący sposób: „Z jakiegoś powodu dwóch naszych pracowników wciąż pojawia się na górze naszych tabel przestawnych”. Często przewiduję, że pracownik ma na imię czerwiec lub maj, a może nawet piątek.
Oto historia: każda kopia programu Excel zaczyna się od czterech wbudowanych list niestandardowych. Listy te zawierają nazwy dwunastu miesięcy, siedem nazw dni tygodnia, skróty dwunastu miesięcy i siedem skrótów dni tygodnia. Listy niestandardowe są często używane w połączeniu z uchwytem wypełnienia, aby szybko dodawać nagłówki w arkuszu.
Ale listy niestandardowe mają inne zastosowania. Możesz sortować według listy niestandardowej. W oknie dialogowym Sortuj lista rozwijana Sortuj według zawiera listę Rosnąco, Malejąco i Lista niestandardowa. Ponadto - możesz użyć listy niestandardowej, aby kontrolować kolejność elementów w tabeli przestawnej.
Ponieważ listy niestandardowe są przydatne, wiele osób utworzy nowe listy niestandardowe. Lista może składać się z dwóch lub nawet 254 pozycji. Możesz dodać listy niestandardowe dla swoich linii produktów, centrów kosztów lub lokalizacji zakładów.
Na przykład mam listę niestandardową z trzema nazwami regionów: Wschodni, Środkowy i Zachodni. Lista zawiera elementy w tej kolejności. Kiedy tworzę tabelę przestawną, tabela przestawna automatycznie pokaże regiony w kolejności wschodniej, środkowej i zachodniej, nawet jeśli normalna kolejność to środkowa, wschodnia i zachodnia.
Co się stanie, gdy Twoja firma wprowadzi nowy region Południowy i nie zaktualizujesz listy niestandardowej? Program Excel użyje pozycji wschodniej, środkowej i zachodniej z listy niestandardowej, a następnie wyświetli elementy, których nie ma na liście niestandardowej:
Ale załóżmy, że nie utworzyłeś żadnych niestandardowych list. Twoja wersja programu Excel ma tylko cztery wbudowane listy. Na listach niestandardowych znajduje się trzydzieści osiem słów. Jeśli masz zestaw danych z imionami, a niektóre z tych imion znajdują się na liście 38 słów, te nazwy zostaną posortowane na górę tabeli przestawnej. Nie znam wielu osób o nazwisku Wt lub Czw. Ale znam wiele osób o nazwisku Jan. Problem wystąpi, jeśli Twoje dane zawierają którekolwiek z tych nazw: kwiecień, kwiecień, sierpień, sierpień, grudzień, grudzień, luty, luty, piątek, piątek, styczeń, styczeń, lipiec, lipiec, Czerwiec, czerwiec, marzec, marzec, maj, maj, pon., Poniedziałek, listopad, listopad, październik, październik, sob., Sobota, wrz, wrzesień, niedziela, niedziela, czw, czwartek, wt., Wtorek, środa i środa.
Uwaga
Podczas nagrywania poniższego wideo przypadkowo odkryłem, że sortowanie tabeli przestawnej może pochodzić z różnych list. Jan ze skrótów miesiąca i kwiecień ze skrótów miesiąca będą sortowane przed innymi nazwami, takimi jak Andy. Nie ma jednak jasnej reguły, według której listy niestandardowe będą sortowane jako pierwsze. Sprawdziłem nawet z Samem Radem w zespole programu Excel i nie ma nic zdefiniowanego do obsługi mieszania elementów z wielu list. Sam sugeruje, że jeśli chcesz kontrolować sortowanie tabeli przestawnej, trzymaj wszystkie elementy na tej samej liście niestandardowej.
A więc - jak sprawić, by Jan przestał sortować na początek tabeli przestawnej? W końcu nie można usunąć tych wbudowanych list niestandardowych.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę przestawną i wybierz Opcje.
- W opcjach tabeli przestawnej przejdź do zakładki Sumy i filtry.
- Usuń zaznaczenie pola wyboru Użyj list niestandardowych podczas sortowania.
Uwaga: nie naprawi to już istniejącej tabeli przestawnej. Musisz wykonać krok 4, aby ponownie posortować tabelę przestawną, która już istnieje. - Otwórz menu rozwijane Region w tabeli przestawnej. Wybierz Sortuj rosnąco
Jeśli masz Office 365 lub Excel 2019, możesz zmienić ustawienia domyślne dla wszystkich przyszłych tabel przestawnych, aby wyłączyć tę funkcję. Przejdź do Plik, Opcje, Dane, Edytuj domyślny układ. W następnym oknie dialogowym kliknij Opcje tabeli przestawnej i wyłącz funkcję pokazaną powyżej.
Obejrzyj wideo
Transkrypcja wideo
Naucz się programu Excel z podcastu, odcinek 2211: Tabela przestawna, bez niestandardowego sortowania.
Hej, witaj z powrotem w netcastie, jestem Bill Jelen. Dzisiejsze pytanie: dlaczego moje tabele przestawne sortują się w dziwnej kolejności?
W porządku, więc mamy tutaj listę pracowników i wszyscy oni są po imieniu - Adam, April, Claire, Della - wstawiamy tabelę przestawną: wstaw, tabelę przestawną, OK - wstaw nazwy w po lewej stronie, a Sprzedaż, z jakiegoś powodu, w styczniu i kwietniu osiąga szczyt, a następnie Gary, Otto, Paul, maj, czerwiec, a następnie wszyscy inni, alfabetycznie. Co tu się dzieje?
Cóż, dokładnie wiem, co się tutaj dzieje i często używam tego celowo. Pozwól, że wstawię Region, a zauważysz, że pojawia się Region: Wschodni, Środkowy, Zachodni. Dlaczego pojawia się na wschodzie, środkowej i zachodniej stronie? Ponieważ skonfigurowałem listę niestandardową: plik, opcje, zaawansowane, przewiń do samego dołu, edytuj listy niestandardowe i zobacz? Mam listę - wschodnią, środkową i zachodnią. Ta lista pozwala mi użyć uchwytu wypełnienia do wypełnienia tej listy, pozwala mi posortować dane na tej liście - musisz przejść do danych, sortować, a następnie wybrać trzecią rozwijaną listę niestandardową i automatycznie, Tabele przestawne zostaną posortowane na tej liście. To jest piękne, prawda? Chcę, żeby to się stało.
Ale w przypadku, gdy zamiast Regionu mamy Pracownika - a tak się składa, że mamy pracowników o nazwach Styczeń, Kwiecień, Maj, Czerwiec lub Środa - wzniosą się na szczyt listy. Dlaczego Gary, Otto i Paul? Ponieważ cały czas tworzę fałszywe dane, więc mam niestandardową listę, która zaczyna się od Andy i zawiera 26 nazwisk, i zdarza się, że Gary, Otto i Paul są na mojej liście. Gdybyśmy mieli pracownika o nazwisku Wednesday lub Tuesday, również zostaliby umieszczeni na początku listy.
Chociaż jedynej rzeczy, której naprawdę nie mogę tutaj wyjaśnić - i próbuję zrozumieć, jak Excel działa przez cały czas - ale w tym jednym konkretnym przypadku nie mogę do końca zrozumieć wzorca, ponieważ styczeń i kwiecień są w tym lista tutaj - czwarta lista od góry - a gdybym właśnie wpisał w styczniu, chwycił uchwyt wypełniania i przeciągnął - lub powiedzmy, że wpisałem Jan, chwyciłem uchwyt wypełniania i przeciągnąłem - to użyj tego, który znajduje się najbliżej dołu, prawda? Tak więc ten z dodatkowym słowem „Razem” będzie używany zamiast tego na początku listy. W porządku, więc styczeń i kwiecień są na tej liście, a potem - tutaj, gdzie jest Andy, właśnie tutaj - więc oto Gary, Otto i Paul na tej liście. Ale maj i czerwiec … no cóż, maj jest na tej liście, a czerwiec jest na tej liście. Dobrze. Więc dlaczego?s mieszanie elementów z tej listy, tej listy i tej listy - nie mam na to wyjaśnienia. Spodziewałbym się, że wybrałby jedną listę i użył wszystkiego z tej listy, wiesz, czy coś, prawda? Dlaczego w styczniu i kwietniu, a potem w czerwcu aż tutaj? To w ogóle nie ma dla mnie sensu.
Ale w każdym razie nie o to chodzi w tym odcinku. Dostroiłeś się, aby dowiedzieć się, „Jak sprawić, aby tabele przestawne działały bez niestandardowego sortowania?” Oto, co musisz zrobić: Aby zmienić tylko tę tabelę przestawną, kliknij prawym przyciskiem myszy, przejdź do opcji tabeli przestawnej, przejdź do drugiej karty o nazwie Sumy i filtry i usuń zaznaczenie pola „Użyj list niestandardowych podczas sortowania”. To nie rozwiązuje problemu. A nawet usunięcie pracownika i odesłanie go z powrotem nie rozwiązuje tego problemu. Musisz przejść tutaj do tego menu i powiedzieć Sortuj od A do Z, a to naprawi problem.
Ale co, jeśli nigdy nie chcesz, aby to się stało, prawda? Masz kogoś o imieniu Jan i zawsze sortują na początek listy. Cóż, możesz to wyłączyć na stałe. Idź do Plik, Opcje, Dane - teraz jest to zupełnie nowe w Office 365, pojawiło się w 2017 - Edytuj domyślny układ. Przejdź do opcji tabeli przestawnej, przejdź do sekcji Sumy i filtry i usuń zaznaczenie opcji „Używaj list niestandardowych podczas sortowania”. Jeśli nie masz takiego wyboru, to czas na uaktualnienie do Office 365. Naprawdę nie ma powodu, aby mieć Excel 2016, Excel 2013 czy Excel 2010. Chcesz mieć najnowszą i najlepszą wersję - nowe funkcje w każdym miesiąca i naprawdę co miesiąc dają nam wiele nowych, świetnych funkcji. W rzeczywistości taniej jest korzystać z Office 365 niż płacić 400 USD raz na trzy lata. Więc wiesz, nie ma ku temu żadnego dobrego powodu.
Tabele przestawne, listy niestandardowe, wszystko ujęte w mojej książce LIVe, 54 najlepszych wskazówek dotyczących Excela wszechczasów. Kliknij „I” w prawym górnym rogu, aby dowiedzieć się więcej o książce.
W porządku, podsumowanie dzisiaj: dlaczego May lub Jan sortują dalej na początek tabeli przestawnej? Dzieje się tak, ponieważ tabele przestawne są zgodne ze wzorcem sortowania dowolnych list niestandardowych, a te nazwy miesięcy lub dni tygodnia znajdują się na listach niestandardowych. Tak więc, jeśli zatrudniasz osoby o nazwach czerwiec, maj lub środę, sortują je na górę tabeli przestawnej. Gdzie możesz zobaczyć swoje listy niestandardowe? Idź do pliku; Opcje; Zaawansowane; przewiń do końca; Edytuj listy niestandardowe. Ale, hej, te pierwsze cztery serie, te z nazwami miesięcy i nazwami dni tygodnia? Nie można ich usunąć. Nie możesz ich edytować; Te są wbudowane. W porządku, więc jedynym rozwiązaniem jest zwolnienie wszystkich osób o nazwach kwiecień lub czerwiec lub możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy tabelę przestawną i wybrać Opcje; przejdź do Sumy i filtry; usuń zaznaczenie opcji „Używaj list niestandardowych podczas sortowania”. Lub,jeśli masz Office 365, po prostu wyłącz go dla każdej przyszłej tabeli przestawnej - plik; Opcje; Dane; Wartości domyślne tabeli przestawnej; przejdź do opcji tabeli przestawnej i wyłącz ją raz. Będzie wyłączone dla wszystkich przyszłych list.
Cóż, hej, aby spróbować - aby pobrać skoroszyt z dzisiejszego filmu - odwiedź adres URL w opisie YouTube.
Chcę podziękować za zatrzymanie się; Do zobaczenia następnym razem z kolejnym netcastem od.
Pobierz plik Excel
Aby pobrać plik Excela: pivot-table-no-custom-sort.xlsx
Myśl dnia Excela
Poprosiłem moich znajomych z programu Excel Master o radę dotyczącą programu Excel. Dzisiejsza myśl do rozważenia:
„Żyj wspaniałym życiem”
Areef Ali
