Sortuj sumy pośrednie programu Excel - porady dotyczące programu Excel

Podziękowania dla Dereka Fraleya z Springfield MO za tę wskazówkę.

Ta wskazówka pochodzi od mojego przyjaciela Dereka Fraleya ze Springfield w stanie Missouri. Prowadziłem seminarium w Springfield i pokazywałem moje ulubione sztuczki.

Dla tych z Was, którzy nigdy nie korzystali z sum pośrednich, oto jak je skonfigurować.

Zacznij od upewnienia się, że Twoje dane są posortowane. Poniższe dane są posortowane według klientów w kolumnie C.

Przykładowy zestaw danych

Na karcie Dane wybierz opcję Sumy częściowe. W oknie dialogowym Suma częściowa zawsze chce się podsumować według skrajnej lewej kolumny. Otwórz menu rozwijane Przy każdej zmianie w i wybierz opcję Klient. Upewnij się, że pole Użyj funkcji jest ustawione na Suma. Wybierz wszystkie pola numeryczne.

Opcje sumy częściowej

Po kliknięciu OK program Excel wstawia sumę częściową pod każdą grupą klientów. Ale co ważniejsze, dodaje przyciski Grupuj i Konspekt po lewej stronie kolumny A.

Przyciski sumy częściowej i konspektu

Po kliknięciu przycisku # 2 Group and Outline (Grupuj i konspekt) wiersze szczegółów są ukrywane i pozostają tylko wiersze sumy częściowej i suma końcowa. To piękne podsumowanie szczegółowego zbioru danych. Oczywiście w tym miejscu klienci pojawiają się w kolejności alfabetycznej. Derek ze Springfield pokazał mi, że kiedy dane są zwinięte w widoku # 2, możesz sortować według dowolnej kolumny. Na poniższym rysunku zaznaczono komórkę kolumny Przychód i masz zamiar kliknąć przycisk sortowania ZA.

Kliknij przycisk nr 2 Grupa i konspekt

Największy klient, Wag More Dog Store, znajduje się na szczycie zbioru danych. Ale nie dochodzi do wiersza 2. Za ukrytymi wierszami program Excel faktycznie posortował porcję rekordów. Wszystkie wiersze szczegółów Wag More zostały przesunięte wraz z wierszem sum częściowych.

Sortuj ZA

Jeśli wrócisz do widoku # 3, zobaczysz szczegółowe rekordy, które się pojawiły. Program Excel nie posortował szczegółowych rekordów, ale przyniósł je w oryginalnej kolejności.

Szczegółowe zapisy z widokiem # 3

Dla mnie jest to zdumiewające z dwóch stron. Po pierwsze, jestem zdumiony, że program Excel obsługuje to poprawnie. Po drugie, to niesamowite, że ktoś kiedykolwiek spróbowałby tego. Kto by pomyślał, że Excel poradzi sobie z tym poprawnie? Najwyraźniej Derek ze Springfield.