Konwertuj dane wielowierszowe na wiersze - porady dotyczące programu Excel

Spisie treści

lan Z wysłał w tym tygodniu problem z Excelem. Jego dział MIS przekazuje mu plik wygenerowany na podstawie starego raportu COBOL-a. Po otwarciu pliku w Excelu ma 2500 wierszy tego:

CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2 CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2

Alan chce uzyskać ten raport ASCII w użytecznym formacie: jeden wiersz na klienta, ze stanem i kodem pocztowym dołączonym do pozostałych informacji. Chce też zlikwidować 2 bezużyteczne linie. Oczywiście nie chcemy tego wszystkiego robić ręcznie. Oto jeden sposób na szybkie uporanie się z bałaganem.

Dzięki formułom

  • Wstaw dwie puste kolumny po lewej stronie danych.
  • Dodaj wiersz nagłówka nad danymi.
  • Kolumna A nosi nazwę „Sekwencja”
  • Kolumna B nosi nazwę „RowType”
  • Kolumna C nosi nazwę „Dane”
  • Pogrub wszystkie nagłówki
  • Kolumna A posłuży do przypisania numeru do każdego logicznego rekordu w raporcie. Ponieważ ten raport zawiera 4 linie fizyczne dla każdego rekordu logicznego, każdy zestaw 4 wierszy powinien mieć ten sam numer rekordu logicznego. Zwykle wprowadzam wartości dla pierwszego rekordu, a następnie projektuję formuły dla drugiego rekordu, które można skopiować w całym raporcie.
  • W komórkach A2: A5 wprowadź 1. W komórce A6 wprowadź = A5 + 1. W komórce A7 wprowadź = A6. Skopiuj A7 do A8 i A9. Masz teraz do skopiowania zestaw formuł dla drugiego rekordu logicznego raportu.
  • Wybierz A6: A9 i naciśnij Ctrl C, aby skopiować. Wybierz A10: A2501 i naciśnij Ctrl V, aby wkleić.
  • Kolumna B zostanie użyta do określenia, czy dany wiersz jest pierwszym, drugim, trzecim czy czwartym segmentem rekordu logicznego.
  • W komórkach B2: B5 wprowadź 1, 2, 3 i 4. W komórce B6 wprowadź = B2. Skopiuj komórkę B6 z B7: B2501.

Po zmianie na wartości

Teraz, gdy masz numery sekwencyjne i typy wierszy dla wszystkich danych, musisz zmienić formuły na wartości. Wybierz A2: B2501. Edycja> Kopiuj, Edytuj> Wklej specjalnie> Wartości> OK.

Teraz, gdy numery sekwencji i typy wierszy zostały przypisane do wszystkich wierszy, prawie skończyliśmy. Posortuj dane według typu wiersza jako klucza podstawowego i sekwencji jako klucza dodatkowego. Spowoduje to, że 625 górnych wierszy każdego rekordu przeniesie się do komórek C2: C626. Druga linia każdego rekordu będzie w C626: C1251. „Bezużyteczne” wiersze zaczną się w C1252 i można je usunąć. Przenieś komórki C626: C1251 do komórki D2. W komórce E2 wprowadź formułę =C2&D2. Możesz skopiować tę formułę z E2 do E626. Użyj tej samej sztuczki wklejania wartości specjalnej, aby zmienić formuły na wartości, usunąć kolumny AD i masz swój wynik.

Z tego miejsca możesz użyć kreatora tekstu na kolumny, aby dalej przetwarzać te dane

Możesz łatwo dostosować tę procedurę do różnych raportów ASCII. Musisz dowiedzieć się, ile fizycznych wydrukowanych linii składa się na pojedynczy rekord logiczny w raporcie.

Interesujące artykuły...