Steve, klient z Karoliny, zadał pytanie, które doprowadziło do tej wskazówki. Często dane importowane z systemu zewnętrznego mają pole daty. W tabeli przestawnej istnieje prosta metoda konwersji pola daty na tygodnie, miesiące, kwartały lub lata.
Tabele przestawne to naprawdę niesamowita funkcja programu Excel. Jeśli nie wiesz, jak utworzyć tabelę przestawną, przejrzyj Zaawansowane sztuczki tabeli przestawnej programu Excel.
Dość często używam tabel przestawnych i niedawno odkryłem możliwość automatycznego grupowania dat w miesiące lub lata w celu analizy w tabelach przestawnych.
Korzystając z normalnego kreatora tabeli przestawnej, dość łatwo jest wziąć dane, takie jak pokazane po lewej stronie i utworzyć tabelę przestawną pokazaną poniżej. Te podstawowe tabele przestawne mają daty w dół, a regiony na górze.
W czasach programu Excel 95, jeśli chciałeś zamienić codzienne daty na miesiące, musiałeś uciec się do wstawienia nowej kolumny w danych źródłowych za pomocą funkcji day (). W dzisiejszej wersji programu Excel jest łatwiejszy sposób.
Aby rozpocząć, kliknij prawym przyciskiem myszy pole daty w tabeli przestawnej. Z wyskakującego menu wybierz Grupuj i Kontur, a następnie wybierz Grupuj…
Zwróć uwagę, że ta opcja jest dostępna tylko dla pól w sekcji wierszy lub kolumn tabeli przestawnej. Jeśli chcesz zgrupować pole w sekcji Strona tabeli przestawnej, musisz najpierw przeciągnąć je w dół do kolumn, zgrupować, a następnie przeciągnąć z powrotem do sekcji Strona.
Excel oferuje 7 domyślnych poziomów grupowania. Możesz wybrać jedną lub więcej z nich w oknie dialogowym Grupowanie. Jeśli wybierzesz pojedynczy poziom grupowania, pole tabeli przestawnej (w tym przypadku InvDate) pozostanie jako pole, ale będzie teraz wyświetlane pogrupowane na określonym poziomie.
Jeśli wybierzesz kilka poziomów grupowania (powiedzmy, miesiąc, kwartał, rok), program Excel doda nowe pole do listy pól przestawnych dla drugiej i trzeciej grupy. Domyślnie program Excel przypisuje tym późniejszym tabelom przestawnym nazwy, takie jak „Kwartały” lub „Lata”. Dlatego ta wskazówka jest świetnym rozwiązaniem na pytanie: „Dlaczego moja tabela przestawna ma dodatkowe pola o nazwie„ Lata ”, których nie ma w moich danych źródłowych?”
Domyślna konwencja nazewnictwa programu Excel dla drugiego i trzeciego poziomu grupowania pozostawia wiele do życzenia, gdy masz 2 pola dat w tabeli przestawnej i grupujesz je zarówno do miesięcy, kwartałów, jak i lat. Załóżmy, że masz pole na termin i inne pole na rzeczywistą datę zakończenia. Jeśli zgrupujesz oba te pola do miesięcy, kwartałów i lat, lista pól przestawnych będzie zawierała dwa razy kwartały i lata i będziesz musiał przypomnieć sobie, w jakiej kolejności dodałeś pola podczas późniejszego przeciągania ich z listy pól przestawnych do tabela przestawna. Z tego powodu sugeruję użycie okna dialogowego informacji o polu, aby zmienić nazwę pola z lat na bardziej znaczącą.
Po określeniu, że InvDate ma być pogrupowane według miesiąca, tabela przestawna ponownie oblicza i zwija daty do jednej na miesiąc. Jest to bardzo wydajna metoda zapewniania widoków danych na poziomie podsumowania ze składnikiem daty.
