W dzisiejszym odcinku porównałem, jak znaleźć lub usunąć duplikaty. Excel 2007 oferuje nowe, fajne sposoby na zrobienie tego. Pierwsze 3 wskazówki działają w dowolnej wersji programu Excel. Dwie ostatnie metody działają tylko w programie Excel 2007.
Metoda 1:
Użyj unikalnej opcji w filtrze zaawansowanym
- Po prawej stronie danych skopiuj nagłówek z kolumny, w której chcesz znaleźć unikalne wartości.
- Wybierz komórkę w zestawie danych.
- W programie Excel 97-2003 wybierz Dane - Filtr - Filtr zaawansowany. W programie Excel 2007 wybierz ikonę Zaawansowane z grupy Sortuj i filtruj na wstążce Dane.
- Wybierz opcję Kopiuj do innej lokalizacji
- W polu Kopiuj do określ kopię nagłówka. Na rysunku jest to komórka D1
- Kliknij pole Tylko unikatowe rekordy
- Kliknij OK
Excel zapewni unikalną listę klientów w kolumnie D.
Metoda 2:
Użyj wzoru, aby określić, czy ten rekord jest unikalny
Funkcja LICZ.JEŻELI może policzyć, ile rekordów powyżej bieżącego rekordu pasuje do bieżącego rekordu. Sztuczka, aby to działało, polega na użyciu pojedynczego znaku dolara w odwołaniu. Jeśli wprowadzasz formułę w C2 i odwołujesz się do A $ 1: A1, oznacza to: „Zacznij od bezwzględnego odniesienia A1 i zejdź do rekordu powyżej bieżącego rekordu”. Po skopiowaniu tej formuły pierwszy A $ 1 pozostanie taki sam. Drugie A1 się zmieni. W wierszu 17, wzór się C2 będzie następujący: =COUNTIF(A$1:A16,A17)=0.
Po wprowadzeniu formuły w C2 i skopiowaniu jej do wszystkich wierszy, skopiuj C2: C15, a następnie użyj Edycja - Wklej wartości specjalne, aby przekonwertować formuły na wartości. Możesz teraz sortować malejąco według kolumny C, a unikalne wartości będą na górze listy.
Metoda 3:
Użyj tabeli przestawnej, aby uzyskać unikalnych klientów
Tabela przestawna świetnie sprawdza się w znajdowaniu unikalnych wartości. To najszybszy sposób w programie Excel 2000-2003.
- Wybierz komórkę w zestawie danych.
- Wybierz Dane - Tabela przestawna i Raport wykresu przestawnego.
- Kliknij Finish.
- Na liście pól tabeli przestawnej kliknij pole klienta. Kliknij przycisk Dodaj do.
Excel pokaże Ci unikalną listę klientów.
Metoda 4:
Nowość w programie Excel 2007 - używanie formatowania warunkowego do oznaczania duplikatów
Excel 2007 oferuje nowe metody znajdowania duplikatów. Wybierz grupę klientów. Na wstążce Strona główna wybierz Formatowanie warunkowe - Reguły podświetlania komórek - Powielone wartości i kliknij OK.
Jeśli nazwa zostanie znaleziona dwukrotnie, program Excel podświetli oba wystąpienia tej nazwy. Następnie chciałbyś posortować wszystkie podświetlone komórki na górę.
- Kliknij dowolne pole w kolumnie klienta. Kliknij przycisk AZ na wstążce Dane.
- Znajdź komórkę z czerwonym podświetleniem. Kliknij komórkę prawym przyciskiem myszy. Wybierz Sortuj - Umieść wybrany kolor komórki na górze.
Metoda 5:
Nowość w programie Excel 2007 - Użyj ikony Usuń duplikaty
Ostrzeżenie!
Ta metoda jest wysoce destrukcyjna! Zanim to zrobisz, zrób kopię swojego zbioru danych!
- Skopiuj zakres danych do pustej sekcji arkusza
- Wybierz komórkę w zestawie danych.
- Na wstążce Dane wybierz opcję Usuń duplikaty.
- Okno dialogowe Usuń duplikaty wyświetli listę kolumn. Wybierz kolumny, które chcesz wziąć pod uwagę. Na przykład, jeśli chcesz usunąć rekordy, w których zarówno odbiorca, jak i faktura były identyczne, zaznacz pole wyboru dla obu pól.
W tym przypadku próbujesz uzyskać unikalną listę klientów, więc wybierz tylko pole Klient.
- Kliknij OK.
Excel usunie rekordy z twojego zbioru danych. Zgłosi, że n duplikatów zostało usuniętych, a nn rekordów pozostało.
Jak widać, istnieje wiele metod postępowania z duplikatami. Excel 2007 dodaje dwa nowe narzędzia do Twojego arsenału.
Z mojego doświadczenia wynika, że audytorzy często próbują zlokalizować duplikaty, aby wykryć, czy raport został zawyżony. Kiedy pisałem Excel for Auditors , opisuję zarówno Excel 2003, jak i Excel 2007.
