Aby wypróbować tę wskazówkę na własnym komputerze, pobierz i rozpakuj plik CFH249.zip.
Wiele razy tworzymy arkusze kalkulacyjne do wypełnienia przez inne osoby. Jeśli te inne osoby nie oglądają Wezwania pomocy, mogą nie znać się na arkuszu kalkulacyjnym tak jak Ty. Osoby te mogą znaleźć niezwykłe sposoby na wprowadzenie niewłaściwego typu danych - wprowadzanie tekstu tam, gdzie spodziewasz się liczb lub nieprawidłową pisownię regionów. Użyj funkcji sprawdzania poprawności danych programu Excel, aby kontrolować, co można wprowadzić do arkusza kalkulacyjnego.
Domyślnie każda komórka w programie Excel zezwala na dowolną wartość. Możesz użyć okna dialogowego Dane - Walidacja, aby kontrolować, jakie wartości ludzie mogą wprowadzać w komórce.
Skonfiguruj komórkę, aby zezwalać na liczby całkowite od 1 do 50
W poniższym arkuszu chcesz ograniczyć komórkę B1 do akceptowania tylko liczb całkowitych z zakresu od 1 do 50.
Wybierz komórkę B1. Z menu Excela wybierz Dane - Walidacja.
Początkowo okno dialogowe Data Validation pokazuje, że konfiguracja komórki zezwala na dowolną wartość.
Z listy rozwijanej Zezwól wybierz opcję Całkowita liczba.
Po wybraniu liczby całkowitej, okno dialogowe zmienia się, pokazując wartości minimalne i maksymalne. Wpisz tutaj 1 i 50.
W oknie dialogowym Data Validation wybierz kartę Input Message. Wartości na tej stronie pojawią się w podpowiedzi, która pojawi się za każdym razem, gdy ktoś wybierze komórkę. Wprowadź tytuł i tekst, aby poprowadzić osobę korzystającą z arkusza.
Na karcie Alert o błędzie wprowadź komunikat o błędzie, który zostanie wyświetlony, jeśli ktoś wprowadzi nieprawidłową wartość.
Wybierz OK, aby zamknąć okno dialogowe.
Gdy ktoś przesunie wskaźnik komórki do komórki B1, pojawi się podpowiedź z tekstem z karty Wiadomość wejściowa.
Jeśli spróbują wprowadzić nieprawidłową wartość, program Excel wyświetli komunikat o błędzie.
Gdy wprowadzą złą wartość, muszą albo wprowadzić właściwą wartość, albo nacisnąć klawisz Esc, aby wyjść z komunikatu o błędzie. Naciśnięcie Esc wyczyści wejście na B1.
Dodatkowe Szczegóły
Masz pewną kontrolę nad tym, jak czujny będzie Excel. Nienawidzę, gdy maszyny próbują udawać, że są mądrzejsze ode mnie. A co, jeśli pewnego dnia Twoja firma się rozrosła i naprawdę warto mieć przedstawiciela nr 51? Jeśli zmienisz Styl z Stop na Warning, Excel zniechęci osobę do wpisania 51, ale pozwoli na to. Oto karta Alert o błędzie:
Wynikowy komunikat o błędzie ma domyślny przycisk wskazujący, że wynik powinien zostać zmieniony. Osoba korzystająca z arkusza może wybrać Tak, aby zezwolić na wprowadzenie 51.
Jeśli zmienisz styl błędu na Informacje, osoba zostanie ostrzeżona, że wprowadziła nieoczekiwaną wartość, ale w oknie komunikatu zostanie domyślnie ustawiona opcja OK, aby umożliwić jej zachowanie niewłaściwej wartości. W takim przypadku możesz użyć wiadomości takiej jak ta.
Wprowadź niewłaściwą wartość, a komunikat o błędzie z radością pozwoli Ci zaakceptować niewłaściwą wartość za pomocą prostego naciśnięcia klawisza Enter, aby wybrać domyślny przycisk OK.
Używanie walidacji do tworzenia listy rozwijanej
Jeśli pozwolisz ludziom wpisywać region, wkrótce przekonasz się, że istnieje kilkanaście sposobów na wpisanie „Australia Zachodnia”. Lepiej byłoby pozwolić ludziom wybierać z listy rozwijanej prawidłowych wartości. Jest to bardzo łatwe do skonfigurowania.
Najpierw przejdź do oddalonego miejsca w arkuszu i wpisz listę prawidłowych regionów.
Wybierz komórkę, która powinna mieć listę rozwijaną. Z menu wybierz Dane - Walidacja. Zmień dowolną wartość na listę. W polu tekstowym Źródło wybierz zakres zawierający Twoją listę. Pozostaw zaznaczone menu rozwijane w komórce.
Wynik: za każdym razem, gdy komórka zostanie wybrana, pojawi się strzałka rozwijana, a lista będzie dostępna.
Dodatkowe Szczegóły
Możesz przenieść listę do innego arkusza, aby nie została przypadkowo usunięta. Technicznie rzecz biorąc, Microsoft twierdzi, że jest to niedozwolone. Istnieje jednak obejście. Wpisz listę w innym arkuszu. Przypisz nazwę zakresu (Wstaw - Nazwa - Zdefiniuj) do tego zakresu.
W oryginalnym arkuszu skonfiguruj walidację. W polu Lista wprowadź znak równości, a następnie nazwę zakresu w drugim arkuszu.
Dodaj podpowiedzi do komórek
Jednym z interesujących zastosowań Walidacji jest ustawianie komunikatów wejściowych dla komórki, pozostawiając puste karty w oknie dialogowym sprawdzania poprawności danych. W ten sposób program zaakceptuje dowolną wartość bez komunikatu o błędzie, ale gdy ktoś przesunie wskaźnik do komórki, zobaczy podpowiedź z informacją o oczekiwanych wartościach.
